香港中文大學學生會代表會
秘書處文件編號守則
第一章﹕總綱
第一條﹕宗旨
(甲) 代表會每一份文件皆需編號及妥善保存，藉此讓會員及其他人士查閱有關資料。
根據《秘書處附則》第七條，秘書處負責貯存、整理及發佈代表會之文件，以協助代表會秘書根據《代表會附則》第六及第七條處理及保管代表會之文件檔案之職責﹔
(乙) 為達到(甲)款所述及之目的，代表會特制訂此一編號守則，以方便文件之歸檔。
第二章﹕編號方法
第二條﹕文件編號
(甲) 所有代表會文件之編號如下﹕
「(屆別)—(發出組織)—(日期)—(文件類別)(編號)」﹔
(乙) 編號之各項細節見本守則之規定。
第三條﹕屆別
(甲) 「屆別」為發出文件之屆別﹔
(乙)
代表會屆別按《香港中文大學學生會會章》第六章第十九條之任期計算﹔
任何文件所屬之屆別，以文件發出日期所屬之代表會屆別為準﹔
(丙) 編號中得以「RC」代表「Representative Council」(代表會)，後加數字表示屆別。
第四條﹕發出組織
(甲) 「發出組織」為發出是項文件之組織﹔
(乙) 發出組織之代碼如下﹕
(1) 「000」為代表會﹔
(2) 「AFF」為代表院系屬會委員會﹔
(3) 「CON」為章則委員會﹔
(4) 「ELE」為選舉委員會﹔
(5) 「FIN」為財務委員會﹔
(6) 「OBS」為觀察及諮詢委員會﹔
(7) 「RES」為屬會資源分配委員會﹔
(8) 「SEC」為秘書處。
第五條﹕日期
(甲) 「日期」為發出文件之日期﹔
(乙) 日期編碼為四數位，前兩位為月，後兩位為日。
第六條﹕文件類別及編號
(甲)
「文件類別」視乎組織發出該文件之作用之定，而非文件本身之屬性﹔
「編號」乃為同一作用而發出之同一系列文件中，該文件之次序﹔
(乙) 文件類別之代碼如下﹕
(1) 「AGE」為會議議程﹔
(2) 「LET」為書信﹔
(3) 「NOT」為通告﹔
(4) 「MIN」為會議記錄﹔
(5) 「MIS」為其他類別﹔
(丙) 編號為三數位之數字。
第三章﹕其他
第七條﹕賦權條文
(甲) 代表會授權秘書處，在有必要之情況下，修訂以下條文以配合最新需要﹕
(1) 第四條(乙)﹔
(2) 第五條(乙)﹔
(3) 第六條(乙)及(丙)﹔
(乙)
如非必要，秘書處應考慮增訂條文，而非改變現有之條文，以免檔案系統出現混亂﹔
(丙) 秘書處根據本條所作出之修訂不受第九條之限制，但此等修訂必須提交予修訂後最近一次之代表會會議省覽，代表會可以決議形式取消或更改有關之修訂。
第八條﹕章則解釋
本守則之最後解釋權在代表會。
第九條﹕章則修改
本守則之修改，得在諮詢秘書處意見後，由代表會通過之。
第十條﹕章則衝突
本守則如有與香港中文大學學生會會章發生衝突者，蓋以後者為準。
附表一﹕文件編號實例
按本守則編號之例子如下﹕
「RC31-000-1204-AGE011」
「RC31」﹕第31屆代表會發出之文件﹔
「000」﹕發出組織﹕代表會﹔
「1014」﹕發出日期 10月14日﹔
「AGE011」﹕類別及編號
議程第11號﹔
即「第三十一屆代表會，於十月十四日發出，議程第十一號文件(即附件)」。