香港中文大學學生會代表會院系屬會委員會
給予
中大學生會各屬下團體
之工作指引

前言—各屬下團體負責人需知

為了讓各屬下團體負責人更清楚代表會對屬下團體依法辦事之要求，並方便他們知悉如何依法辦事之準繩，院系屬會委員會(院委)遂發出本工作指引，以便跟隨。

本工作指引僅限於說明各種會章問題，和院委對有關問題之處理。只要該等行為符合各章則，院委無意就各屬下團體之各項具體工作作出指引。

本工作指引並非法律文件，僅供各屬下團體參考之用。院委已經盡力確保內容之準確性，所有有關規定依當時有效之章則撰寫。如本指引與中大學生會現時有效之任何章則有不符之處，概以該等章則為準。

各屬下團體負責人應於代表會指定之處，參閱現時有效之章則及代表會不時公佈之修改公告。院委將不承擔有關任何屬下團體及人士誤用本工作指引所帶來之後果及法律責任。

香港中文大學學生會第三十一屆代表會
院系屬會委員會當然委員
方富潤
二零零一年五月二十八日

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目錄﹕

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文件規格

根據《屬下團體章則》，屬下團體向院委提交之所有文件，均需符合以下條件，方為有效﹕

1. 以本會法定語文書寫(即中文，一般應為繁體書面語。夾雜外語應予避免或附加中文翻譯﹔口語亦應儘量避免)。如該屬下團體之法定語文包括英文，則輔助文件(如會章、登記申請時的工作及財政報告等)可以使用英文，但主要文件(如登記申請表格、修章申請書等)仍須使用中文。
2. 註明發出該文件之法定程序(除會員名單外)，如選舉結果需說明選舉方式、修章申請需說明修章之通過方式及結果等。
3. 由團體負責人(即團體之最高行政首長，即會長或主席)簽署。如為依照一特定程序發出之文件，並非由團體幹事會負責者，則可由負責人簽署。
4. 蓋上團體印鑑。如團體需更改印章，應事先向院委發出通知，附上新舊會印式樣，以資存案。
5. 一切名單(幹事名單、會員名單、出席/列席者名單等)，均應包括有關人士之姓名、書院、學系(或主修課程)、年級、學生證號碼等。幹事名單及會員名單應包括幹事或會員之聯絡方法。

登記須知

無論是新一屆幹事會或臨時行政委員會上任，均應於一個月內向院委申請登記。獲得通過登記之屬下團體，方可享有合法地位。

登記申請所需文件﹕

1. 登記申請表格(可於院委網頁下載)﹔
2. 選舉結果登記表格(可於院委網頁下載)﹔
3. 該屬下團體之現行會章﹔
4. 上屆幹事會或臨政之工作報告﹔
5. 上屆幹事會或臨政之財政報告﹔
6. 今屆幹事會之工作計劃﹔
7. 今屆幹事會之財政預算﹔
8. 會員名單(僅限於屬會)。

會員人數及幹事人數

所有屬會之基本會員人數不得少於二十人，而且不可少於其幹事會或等同組織人數之四倍(即幹事或臨政人數不得多於會員人數四分之一)。

如不符合規定之屬會，除招收會員外，不得舉辦任何活動，直至會員人數符合本規定為止。如屬會持續一年未能符合本規定，該屬會應予解散。

本規定不適用於院系會。

全民投票和會員大會

屬下團體中之最高權力架構，一般為全民投票或會員大會(名稱或有別，但性質與中大學生會全民投票或會員大會相同者得包括在內)。部分屬下團體僅有上述兩者之其中一種，多數為會員大會。

在擁有上述兩種架構之屬下團體中，有以全民投票之議決為最高權力之所在，亦有以會員大會為最高權力架構者，更有以兩者為權力相同(根據等效條款)者，端視乎該屬下團體之會章規定。

一般而言，除非會章另有規定，否則選舉、修章、罷免等行為，均應由該會之最高權力架構行使。

假設某屬下團體以全民投票之議決為最高權力所在，則除非會章另有規定，否則其選舉、修章等行為均必須經全民投票通過，方可實行。如果該屬下團體由會員大會選舉幹事、或通過修章，則屬違章行為。院委將以該等行動違章為由，拒絕承認有關結果。

選舉、主持選舉之機構

選舉一般通過屬下團體之最高權力架構進行，並必須遵循會章之規定進行。違章選舉大多會影響到選舉及當選者的合法性和代表性，將會被院委視為無效。

一般屬下團體之會章均有規定主持選舉之人員，如無規定，則一般可由主持該屬下團體最高權力架構(如全民投票)之人員主持。

如會章規定需委出選舉委員會主持選舉事宜，則必須按章委任有關委員主持選舉，而且有關委員名單必須公告各會員。

根據《屬下團體章則》，一般屬下團體之幹事會均需由全體會員以不記名方式票選產生。「不記名」之意乃指選民之意向不得為其他人所知悉。所以，舉手投票、聲音投票(讓會員說「贊成」、「反對」等)或鼓掌通過等，均不屬於不記名投票，以此等方式選出幹事會，均有違章之嫌。請留意，不以全民投票而以會員大會選舉幹事會者，亦應採用不記名票選方法，以免違反有關規定。

至於監票人方面，如該屬下團體會章並無規定，則可由上屆幹事會幹事、一名教職員、或任一沒有參選之會員監票。後兩者較為可取，因為相信可避免上屆幹事會控制選舉之嫌疑。

幹事會及候選內閣

幹事會及候選內閣之人數，必須符合該屬下團體會章中有關條文之規定。

幹事會及候選內閣之職位分配，亦必須依照有關規定，連同職位名稱，亦應依足會章之規定。不符合會章規定之職位或名稱，均需公佈更正。

如會章中出現不一致之條文，導致法定內閣人數不清晰，為免違章，應以較低數字者為準。院委及代表會在處理時，亦只以較低數字為準。

財政問題

一切財政問題均需按照會章規定進行。

如會章規定基金事項者，則該會需設立基金並維持之。如不欲再維持基金之設置者，應以修章形式取消有關規定，而非置諸不理。並需向會員(及院委)清楚解釋基金款項之處理方法。

無論基金或會費，會方均需予以收取，最佳方法為直接收取現金。以各種活動經費之盈餘代支，並非恰當之做法，且有違章之嫌。

基金之動用，必須遵照會章之規定，幹事會不得隨意動用基金款項。

各種活動之收費，均需予以說明。有關活動經費盈餘之處理方法(回撥予參加者、納入會方常務經費、或納入基金等)，亦應公告各會員。

另外，根據《屬下團體章則》規定，會方如需舉辦籌款活動，必須在有關活動完結一個月內，向院委呈交有關活動之收支財政報告。

臨政的職權和限制

臨政者，臨時行政委員會也，乃因應屬下團體缺乏新一屆幹事會而成立。根據中大學生會會章及屬下團體會章之一般規定，臨政之職權僅限於處理會方基本行政(包括招收會員)及對外聯絡。若認為臨政有其他必須處理之事項，可以修章形式在會章中清晰規定之。

根據上述規定，除非會章另有規定，否則臨政並未有舉辦活動之權，故除了開放會方福利設施(如會室、讓會員借用物資等)之類的基本活動外，臨政不得藉口舉辦或籌辦其他活動(如聯校活動、公開比賽等)。

如屬下團體需於臨政在任時期舉辦其他活動，應由會員大會或同等機構授權或另行委任專責小組進行。臨政或小組必須就有關活動向會員大會負責，例如提交工作計劃、財政預算、工作報告、財政報告等。

有關活動之內容需由會員大會予以清晰界定，不應以委任或授權臨政或專責小組「辦理一切活動」之方式通過。因為臨政及小組欠缺民意基礎，不應享有與民選幹事會一般之地位及職權。

與校外團體之關係

基本上，除非違反中大學生會或該屬下團體之宗旨，否則屬下團體均可以與校外團體合作或舉辦活動。

可是，如屬下團體需要與校外團體發生組織上之關係(例如﹕參與作為該校外團體之會員)，則必須事先獲得代表會之同意，方可推行。

有關申請可以透過修章程序完成，但有關修章條文亦須等待代表會的批准。

修章程序

修章一般通過屬下團體之最高權力架構進行，並必須遵循會章之規定進行。違章行動會影響到修章合法性和代表性，將會被院委視為無效。

根據《屬下團體章則》之規定，會章修正案需經該屬下團體法定架構及院委雙方通過後，方告生效。故僅由其中一方通過之修正案，並未擁有法律效力。在會章修正案生效前，一切行為以依照原有會章進行為準。

《屬下團體章則》條文之精神，實希望先由院委審閱修正案後才交屬下團體法定架構通過﹔但若屬下團體先行通過，再交院委審議，雖未符合章則之精神，亦可以接受。不過章則之規定，實可避免屬下團體浪費資源於有問題的修改上，固亦宜跟隨。

如修章與幹事會選舉同期舉行，而修章內容涉及幹事會之構成，加上幹事會之構成僅符合新會章而不符合舊會章規定時，則修正案未經通過前，有關幹事會將未能上任(因為舊會章仍生效)。

欲同期舉行修章及幹事會選舉投票之屬下團體，宜事先將有關修正案送交院委審議，避免因修章不獲通過而影響新一屆幹事會上任。

修章申請所需文件﹕

1. 新(待通過)、舊(現時生效)會章各一﹔
2. 會章修正案一份，需簡介修改之內容及目的﹔
3. 修章投票或表決結果(可於通過後補交)。

會章解釋

所有中大學生會屬下團體均在代表會同意之下成立，並受代表會之監管，而其會章亦需由代表會同意方可通過實行。

故此，所有中大學生會屬下團體之會章之最後解釋權均在代表會。此解釋權不受屬下團體會章有關條款之限制。

此乃由於屬下團體之會章乃為規範該屬下團體之運作所設立，故其中有關會章解釋之條款亦僅限於規範該屬下團體內之解釋問題，而不能因此作為抗拒代表會依法監察及實施司法權力之理由。

特別會員大會

如屬下團體中有權召開會員大會之機構出缺或未能正常運作，而該團體有需要召開會員大會以處理會務時，可以要求院委交為召開特別會員大會處理之。

該團體之基本會員可以收集簽名，聯署要求院委代為召開特別會員大會。聯署所需人數依照該會會章之規定，如無規定，則為基本會員人數六分之一。特別會員大會之議程由聯署發起人與院委商討決定之。

特別會員大會之法定人數依照會章規定，如無規定，亦為基本會員人數六分之一。如因人數不足而流會，議程自動撤銷。

新屬下團體註冊申請須知

根據《屬下團體章則》規定，中大學生會在同一時期內不得成立同性質或同名稱之團體，所以所有屬下團體均應有不同之名稱及宗旨。如現時已有同樣團體，同學應考慮加入這些團體，而非另行成立。

如果確有成立新團體之需要，有志成立新團體之同學可自行組織籌備委員會，並以書面方式通知院委。有關通知應附上籌備委員會之名單，包括委員之姓名、書院、學系(或主修課程)、年級、學生證號碼等，一式兩份。籌備委員會負責就該新團體成立程序和其他事項，與院委聯絡。

籌備委員會得向院委提交有關新團體之註冊申請書，申請書必須附上新團體之草擬會章，和創會會員二十人或以上之名單(同籌委會名單，另加各會員之簽名)。如新屬下團體需要與校外團體發生組織上之關係(例如﹕參與作為該校外團體之會員)，可以在會章中註明，以便代表會一併通過。

有關註冊申請先交由院委審閱，院委審核完畢後，將公佈有關文件兩星期。兩星期後由代表會審核及通過。如兩星期公佈期內有任何中大學生會會員反對該會之成立，則由代表會仲裁之。

經代表會通過後，註冊程序完成，該團體正式成立。在註冊完成後，團體尚需選出第一屆幹事會，然後向院委申請登記，方可正式享有合法地位。

屬下團體在成立後，不得違反中大學生會之宗旨，或逾越團體本身之宗旨。

屬下團體解散須知

有關屬下團體解散之條件，有以下幾項﹕(參閱《屬下團體章則》)

1. 團體通過其會章之法定程序解散，或其會員大會通過解散之議決﹔
2. 團體幹事會或等同組織連續三年出缺﹔
3. 團體幹事會或等同組織出缺，而無臨政上任者﹔
4. 屬會持續一年之會員人數未能符合《屬下團體章則》之規定﹔
5. 團體違反中大學生會會章及《屬下團體章則》，而經代表會全體代表三分之二或以上贊成，可通過議決解散之。

團體如需解散，須召開會員大會或特別會員大會決定團體之解散方法及團體財產之處理方法。經代表會通過後，團體正式解散。

如團體無法召開會員大會或特別會員大會，則會由代表會委任代表二人及團體會員二人，組成解散委員會。解散委員會負責制訂該團體之解散及財產處理方法，並公佈之。兩星期後由代表會通過解散及執行。如兩星期公佈期內有該團體會員反對者，則由代表會仲裁之。

(本指引完)

(版權聲明)

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