評議綱領
—評議會應有的工作及標準
(方富潤)
前言﹕
根據《校友會會章》第十四條(1)，評議會是校友會的最高常設立法、監察、司法及民意代表機關，權力僅次於會員大會。與幹事會每年可以設定不
同的活動計劃相比，評議會的工作比較著重於維持校友會健康運行的一些常規工作，例如監察、選舉和會員大會。
有關評議會的基本規則，《會章》和《會議常規》已有列明，餘下的亦將以《評議會附則》的形式制訂。可是，我們不可能用章程的形式去規定評議會
的具體工作。因此，本人草擬此綱領，說明評議會應該履行的工作，和這些工作的具體標準，以便評議會參考實行，為會員維持會務。本綱領並非規章文件，評議會
有權決定執行哪些工作，和工作的細節，但相信本綱領可給予評議員和會員一些指引和參考，以達致良好的會務管理。
校友會籌備委員會副主席、會章草擬人
方富潤
甲﹕委員會
視乎評議會人數多寡，如果人數較多的話，召開全會是十分困難的。再者，為了處理某些特定功能，而召開全會，亦屬不智。所以評議會需要成立一些屬下委員會負責分擔處理有關工作。評議會需要成立的委員會主要包括﹕
1.章則委員會—檢討會章和各項章程，提出和研究有關的修正案
2.選舉委員會—籌辦校友會選舉，亦可同時負責會員大會的籌備
3.財務委員會—監察校友會財政事務，審查財政預算和報告等
4.(其他視乎需要成立的常設委員會或臨時委員會)
如果評議會人數較多的話，可以將評議員分入不同委員會，委員會各自工作並向評議會報告。為確保各委員會工作連貫，評議會職員(如正副主席、秘書之類)應盡量分入不同委員會以便監督。
但如果評議會人數較少的話，則上述做法未必適合。可以考慮用全體委員會的形式處理，即是各委員會都包括全部評議員(具體上是否真的包括所有人
視乎人力和資源而定)，但委出一名委員會主席負責行政工作，委員會會議可以視乎需要併入評議會會議中(成為一節休會議程)或獨立舉行。
一般而言，評議會秘書的工作將十分繁重，應該考慮分擔的方法，例如多委出幾名秘書輪流協助。另一項需要留意的是，只要評議會同意，可以委任非
評議員進入各委員會擔任增補委員，例如選舉委員會便需要委任不打算參選的成員，不是每位評議員都適合參與。但需要留意的是，就一般委員會而言，應當盡量由
經過全民直選的評議員組成，以維持其民意認受性。
但需要注意的是，為方便工作而分設的委員會，仍屬於評議會的一部分。它們的工作權力來自評議會，亦需要向評議會報告工作和接受評議會的監督。而不是經委任過後，就獨立執行它們的工作。評議會有權推翻它們的工作和決定。
乙﹕監察與收集民意
在各種工作當中，監察和收集民意是評議會最恆常的工作，這些工作需要全年不休地進行。其中，監察幹事會工作的程序比較明確，而收集民意則是任何一個會社都會遇上的問題，尤其校友會會員分散、難以聚集，此處只能提出一些可能的方法。
1.相互列席
(a)列席會議是增加評議會和幹事會溝通的方法之一。《評議會附則》將規定每次常務會議邀請幹事會成員列席(主要是會長和副會長)，幹事會亦須向評議會提
交會務和財務報告，以供評議員討論和提問。如有需要，評議會亦會邀請特定的幹事列席，以便評議會了解某特定方面的會務安排。
(b)有關幹事會向評議會提交報告的安排，將於《評議會附則》中作出規定。
(c)我們同樣要派出評議員列席幹事會會議，以便了解幹事會的工作實況，和提供評議員本身的意見，讓幹事會知道評議會關注的重點所在，亦得以兼顧非幹事的觀點與角度。
(d)實際活動的監察更為重要，所以我們亦應派出評議員參與幹事會舉辦的活動。除了觀察幹事會安排是否恰當的監察功能之外，評議員亦可以協助幹事當工作人員，也可以透過觀察其他參加活動的會員，向評議會提供有關活動的更多意見。
(e)評議員應輪流列席，實際的安排可視乎評議員的人數而定。如果當屆評議會人數較多(如十個或以上)，工作比較繁重的評議會職員就不需要參與輪值﹔如果評議會人數較少，則職員也可能需要參與輪值了。實際的輪值表和安排可待當屆評議會選出後商議決定。
2.財務監督
(a)校友會依靠會員提供的經費運作，財務監督亦非常重要，所以評議會需要密切監督校友會戶口的狀況，和幹事會使用經費的方式。除了財政預算和財政報告外，日常亦需要進行監督，否則到出現問題就太遲了，所以需要常設財務委員會負責常規監察。
(b)當然，評議會亦不可能每時每刻監督財政，所以幹事會需要在每次評議會常務會議前向評議會提交報告，亦應該提供校友會戶口的數據(如存摺影印本)。這些文件須事先交予財務委員會審核，以便向評議會和幹事會提供意見。財務委員會須把有關文件存檔記錄，以便查閱。
(c)除了財政預算和基金使用必須由評議會通過之外，在預算以外的開支，亦應該先交由財務委員會討論通過。如果事實上並不可行，也應該事後追認。
(d)財務委員會須向評議會報告其監督工作。
3.收集民意
(a)評議會是代表會員監督會務的機構，所以除了監督幹事會之外，亦需要收集民意。當然，評議員由會員選出，亦有民意基礎，但了解民意可讓評議會更貼近會員，照顧到會員的需要。
(b)校友會本質上比較鬆散，無法聚集所有會員。除了每年大選之外，平時也可以考慮進行民意調查，例如詢問參與者對幹事會活動的意見。這些亦可與幹事會合作，於每次活動後進行。除了紙面(paperback)問卷之外，發電郵問卷也是一個好方法。
(c)如何處理會員的投訴或意見，需要在實踐中探索。親身會見可能是難以避免的。
丙﹕選舉及會員大會
校友會每年都需要舉辦選舉和會員大會，以選出負責推動會務的評議會和幹事會，並對當年會務進行討論。因此，搞好選舉和會員大會，是確保會務運作的最重要事項，亦是維繫校友和本會聯繫的正式紐帶。
1.會員大會
(a)會員大會在換屆之前舉辦，所以評議會和幹事會都不可能提出總結性的報告。但仍然需要向會員大會提交各項報告，包括截至大會當日為止，幹事會的會務報告、財政報告和評議會的評議報告。由於已近屆末，活動應該不多，有關的報告應該是接近最終情況的。
(b)幹事會的有關報告，必須於事前提交予評議會審議。而評議會的評議報告，亦應經評議會通過後提交會員大會。有關報告應當標明內容截至大會當日為止，尤其如果計劃在大會過後仍有活動或花費，更應該在報告中預先說明。
(c)換屆之後，去屆評議會和幹事會的各種總結報告，應依章提交新一屆評議會審議，通過後向會員公佈。如果會員大會過後，有重要活動舉辦或重要事件發生，更應該在報告當中清楚標示。
2.選舉
(a)首先，評議會需要委出一個選舉委員會，負責執行有關選舉的章則和行政事宜。選舉委員會成員不能參與其負責舉辦之該屆選舉，所以獲委任為委員之前，被委任者應該先肯定自己不打算參與來屆選舉以求當選或連任，以免臨時辭職參選引起混亂和懷疑。
(b)為充實人手，增補非評議員成為選舉委員會委員是值得鼓勵的，甚至全部由非評議員組成亦可接受，但需要注意維持評議會和選舉委員會之間的溝通不會因此而受阻礙。為此可以要求選舉委員會定期派員列席評議會會議。
(c)有關選舉工作的具體規定，由《選舉附則》和各種守則、指引構成。
3.全民投票
全民投票可以涉及選舉或其他事項，例如修改會章的議案。它們的處理方式和程序或許有所不同，但無論如何，全民議案所涉及的議案，必須事先公佈，並提供會員討論的空間(例如在會員大會上、或會員大會前預留討論時間)。
丁﹕立法
根據會章，評議會有立法之權，這是為了填補會員大會本質上難以處理立法事務的措施。一般而言，有關校友會基本架構的規定，應當列入會章中，並
經全民投票通過﹔有關一般會務行政上的具體規定，則可由評議會決定。當然評議會制訂的規則不可以違反會章，否則屬於無效。為立法工作，評議會可以成立一個
章則委員會，專責檢討會章和其他章程，並負責草擬立法和修正案。
縱使這些立法不需要等待全民投票通過，評議會和章則委員會亦應當確保立法的細節(例如草擬章則的大綱、章則委員會討論的草案稿、通過向評議會
提交的草案等等)向會員公開，並讓會員發表意見。除非時間急切，無法等待諮詢，則屬例外。章則委員會應該對所有立法議案採取逐條審議的方式，而為求謹慎我
亦建議評議會作同樣處理，因為疏忽而導致的問題實在太多了。
另一方面，有些特別方面的細節，例如選舉或招收會員的程序，評議會未必能夠一一規定的，可以留待相關的機構草擬守則和指引，交評議會通過。這些規定可先交章則委員會審閱，檢查有沒有疏漏或違章之處。
根據法治精神的要求，所有立法必須予以公佈，以便會員知悉。最簡單而穩妥的方法，莫過於保持一份不時更新的章則全集，把所有校友會現行適用的章程包括在內。只要把這份全集同時放在校友會網頁上，便可讓所有會員查閱。
戊﹕司法
狹義而言，「司法」在校友會中是指對會章或附則等進行解釋的活動﹔但整體來說，一般的投訴也可以是司法程序的一部分。會章中把會章解釋權和一
般司法權都授予評議會執行，是因為會員大會不適合執行此等職權之故。可是，評議會的架構亦不必然適合執行司法工作，因為評議會是一個議會。如果個案和評議
員數目都比較少的時候，還可以應付﹔但若然個案和評議員數目增多，則曠日待久。
評議會應該考慮設立聆訊小組，由評議員輪值處理有關案件，以提高效率。如何組成小組和迴避規則，可另行討論。聆訊小組所作的處理交評議會審閱，可確保不因個人因素導致偏倚。