Seperti perkhidmatan Internet yang lain, idea senarai persuratan ini agak mudah. Apabila anda menghantar mesej kepada seseorang, anda perlu tulis alamatnya. Jika anda menghantar mesej kepada lebih dari seorang, anda boleh buat satu nama yang dipanggil alias yang mewakili satu kumpulan pengguna.
Sebagai contoh, katakan anda buat satu alias dipanggil Sekretari yang mewakili alamat e-mel tiga orang sekretari iaitu Suzie, Aina dan Julie. Setiap kali anda menghantar mesej kepada Sekretari, program e-mel secara automatik akan menghantarnya kepada ketiga-tiga sekretari tersebut. Cuba bayangkan kalau ketiga-tiga mereka menggunakan alias ini untuk mengadakan kumpulan perbincangan. Anda juga boleh buat alias lain seperti Pengurus untuk semua pengurus dalam syarikat, Kerani untuk semua kerani atau alias SemuaStaff untuk semua kakitangan dalam syarikat anda yang mempunyai alamat e-mel.
