正文事由如（寫信目的、活動名稱時間、地點、參加方法、呼籲、聯絡方法。特別注意：每一次提到對方的時候，也應空一格如貴公司，要寫成    貴公司；如閣下要寫成    閣下。）

先空兩格寫修書語如（此致）

頂格寫稱謂如（特區行政長官董建華）

右面下角寫職銜如（陳傳德中學校長）

職銜下面寫姓名如（梁愛詩謹上）        

左面頂格寫日期因對外如（二千年一月一日）