Word
O Word 7 é bem "inteligente". Por exemplo, ao digitar a letra "a" seguida de um ponto final e um espaço, o computador transforma em "ª". Da mesma forma, se você começar a digitar um parágrafo com "1)", o Word acrescenta o "2)", "3)", etc., automaticamente. Isso pode atrapalhar, às vezes. Para desfazer uma Auto-formatação, é só teclar Ctrl-Z. Se quiser desligar algum destes recursos permanentemente, entre em Ferramentas... Opções e, na aba Auto-Formatação, desligue o que estiver te atrapalhando.
Mais do que simples atalho, a combinação de teclas Shift+F5 é um verdadeiro achado para quem quer economizar tempo. Ao abrir um arquivo, use-a para posicionar o cursor no ponto exato em que ele estava quando o trabalho foi abandonado anteriormente. Essa não é, no entanto, a única função das teclas Shift+F5. Durante a redação, elas servem para o retorno rápido aos últimos três pontos de edição. Pressione-as seguidamente para passar, circularmente, por esses três pontos. O recurso pode ser usado para trilhar os passos no mesmo documento ou entre mais de um documento aberto.
Para fazer com que o Word carregue sempre o último arquivo trabalhado ao ser aberto, crie a seguinte macro: selecione Ferramentas/Macro/Gravar Macro. Na caixa de diálogo Gravar Macro digite autoexec no campo Nome da Macro e clique no botão Ok. Abra o menu Arquivo e selecione o primeiro item na lista dos arquivos abertos recentemente. Abra o menu Ferramentas/Macros/Parar Gravação. Para que a macro seja salva é necessário sair do Word. Quando abrir o programa de novo, o último arquivo editado será carregado automaticamente.
Quando redigimos uma carta, um relatório ou outro documento é comum acontecer de umas poucas linhas correrem para a segunda página. Além do desperdício de papel, não é muito elegante um documento com uma página praticamente em branco. em vez de perder tempo testando outras fontes ou tamanhos, deixe o próprio Word resolver o problema. Basta adicionar a opção Arquivo/Visualizar Impressão e clicar no botão Reduzir para Caber (o segundo à direita do controle de zoom). Para evitar que duas palavras fiquem separadas por uma mudança de linha (o prenome numa linha e o sobrenome na seguinte, por ex.), digite a primeira palavra, pressione as teclas Ctrl+Shift+Espaço e digite a segunda palavra.
Você precisa de um texto falso para conferir o layout de um modelo de documento que está sendo criado ? Em vez de perder tempo batucando no teclado ou inserindo um arquivo existente, faça o seguinte: escreva =rand(x,y) onde x corresponde ao número de parágrafos e y ao número de frases em cada parágrafo. Tecle Enter. O Word automaticamente completa o espaço, repetindo a frase A ligeira raposa marrom ataca o cão preguiçoso, de acordo com as condições definidas.
Nem todo documento do Word precisa ser salvo com o formato DOC, TXT, RTF ou HTML. Quem preferir pode criar extensões personalizadas. Por exemplo, a extensão RES para resumos, REL para relatórios, DIS para discursos, e assim por diante. Para salvar um relatório com o nome Atividades de novembro.rel, por exemplo, basta escrevê-lo entre aspas "Atividades de novembro.rel" na linha apropriada na caixa de diálogo Salvar. Isso evitará que o Word acrescente o ponto e a extensão DOC. Mas tome cuidado para não escolher um nome de extensão já utilizado por outro programa. Se isso acontecer, o Word não será capaz de abrir o documento. Caso cometa esse erro inadvertidamente, experimente renomear o arquivo com a extensão DOC.
A tecla Tab não funciona nas tabelas do mesmo modo como nas outras partes de um documento. Em vez de promover um recuo de margem, toda vez que essa tecla é acionada numa tabela ela imediatamente faz o cursor pular para a célula seguinte. Em vez de usar o artifício de espaço para forçar o recuo, utilize o conjunto de teclar Ctrl+Tab. Outro truque: para acrescentar um parágrafo acima de uma tabela que está no início de um documento posicione o cursor na primeira célula (no alto, à esquerda) e pressione Ctrl+Shift+Enter.
Não é necessário desabilitar a opção Corrigir Duas Iniciais Maiúsculas na lista de autocorreção só porque o Word insiste em retificar algumas palavras que estão corretas, mas são escritas co duas iniciais maiúsculas. Se você digitou CDjogos, por exemplo, e o programa trocou automaticamente para Cdjogos, simplesmente pressione Ctrl+Z. Não somente ele volta a exibir a escrita original como também inclui a palavra na lista de exceções de autocorreção. Para desabilitar essa função, vá em Ferramentas/AutoCorreção, clique no botão Exceções e desmarque a caixa de seleção Adicionar Palavras Automaticamente à Lista na guia Duas Iniciais Maiúsculas.
Quer ter acesso rápido aos arquivos que utiliza no dia a dia, adicione o ítem Trabalho na sua barra de menus. Para fazer isso, abra Ferramentas/Personalizar e selecione a guia Comandos. Na lista Categorias, selecione a opção Menus Internos e, em seguida a opção Trabalho na lista Comandos. Arraste o ítem Trabalho para a barra de menu. Pronto. Quando quiser acrescentar um arquivo nesse lugar de acesso rápido, basta abri-lo e ir ao menu Trabalho e escolher Adicionar ao Menu Trabalho. Para remover um arquivo dessa relação, pressione Ctrl+Alt=- (hífen) e aponte para ele no menu Trabalho. É possível listar até nove arquivos nesse menu. Nem sempre o objetivo é usar marcadores ou numeradores em todos os parágrafos de uma lista. Mas é isso que o Word faz toda vez que uma linha é marcada e se pressionada a tecla Enter. Para criar um parágrafo simples após outro marcado ou numerado, tecle Shift+Enter. Para voltar a usar o numerador ou marcador, volte a pressionar apenas o Enter. No caso da numeração, o Word retoma a seqüência interrompida.
A função AutoCorreção pode ser utilizada para incluir rapidamente um elemento gráfico utilizado com freqüência, como o logotipo da empresa ou a assinatura digitalizada. Insira a imagem num documento do Word (use o comando Inserir/Figura/Do Arquivo), selecione-a e clique na opção Ferramentas/AutoCorreção. Na linha Substituir, escreva um nome ou uma abreviação para a imagem (ass1, por exemplo, no caso da assinatura), verifique se a opção Texto Formatado está marcada, clique no botão Adicionar e, por fim, no botão Ok. Sempre que quiser inserir a assinatura num documento, digite essa palavra ou abreviação e tecle Enter.
O suporte a Web do Word 2000 funciona melhor com o Internet Explorer 5.0. Isso não quer dizer que as pessoas com a versão anterior do browser não possam visualizar arquivos do Word salvos no formato HTML. Basta que o autor do documento selecione a opção Ferramentas/Opções e clique na guia Geral. Em seguida, clique em Opções da Web, marque a opção Desativar Recursos Sem Suporte do Navegador e escolha o ítem Microsoft Internet Explorer 4.0 e Netscape Navigator 4.0 na lista. Clique, por fim, no botão Ok.
Vamos supor que a imagem digitalizada do logotipo da sua empresa tenha 1 Mb. Se você começar a inseri-la em diversos documentos, em pouco tempo seu disco rígido do computador estará com a capacidade de armazenamento esgotada. Para reduzir o tamanho dos arquivos, uma alternativa é inserir um vínculo para o logotipo em cada documento, em vez de anexar uma cópia. Escolha Inserir/Figura/Do Arquivo, habilite a opção Vincular ao Arquivo e desabilite a opção Salvar com Documento. Especialmente no Word 2000, escolha Inserir/Figura/Do Arquivo, pressione o botão Inserir e selecione a opção Vincular ao Arquivo. Essas definições fazem com que a figura seja visualizada e impressa com o documento, mas não permite que seja editada a partir do Word. Em compensação, é automaticamente atualizada quando qualquer alteração é feita no arquivo original. A solução não é indicada para uso em documentos que serão enviados por e-mail como arquivo anexado.
Quem utiliza com freqüência outro modelo de documento no lugar de Normal.dot precisa abrir o Word, selecionar o menu Arquivo/Novo e escolher o modelo desejado para só depois começar a redação. Um jeito rápido e prático de pular etapas é criar um atalho para esse modelo de documento na área de trabalho do Windows. Clique com o botão direito do mouse na área de trabalho e selecione a opção Novo/Atalho. Na linha de comando digite: "LocalizaçãoDoWord"/t"LocalizaçãoDoModelo", onde LocalizaçãoDoWord é o endereço do executável do Microsoft Word e LocalizaçãoDoModelo é o endereço do modelo de documento. Fica algo como "c:\arquivos de programas\microsoft office\office\winword.exe" /t "c:\arquivos de programas\microsoft office\modelos\cartas e faxes\carta profissional.dot". Depois clique no botão Avançar, dê um nome para o atalho e pressione o botão Concluir. Uma vez adicionado, esse atalho abre o Word e o programa já cria, automaticamente, um novo documento baseado no modelo escolhido.
O tempo de rolagem da tela é maior quando se está trabalhando num texto que contém um grande número de elementos gráficos. Para contornar o problema de lentidão, esconda os gráficos do documento. Abra a opção Exibir/Layout de Página. Esse primeiro é específico do Word 97. Selecione Ferramentas/Opções na barra de menus. Clique na etiqueta Exibir e marque a caixa de seleção Espaço Reservado a Figuras. Para esconder desenhos desmarque a caixa de seleção correspondente.
Uma novidade no Office 2000 é a área de transferência com capacidade para até doze ítens. O problema é que ela só funciona com os aplicativos do pacote, certo ? Em termos. Existe um truque para usar o recurso com outros programas. A partir de uma página em branco do Word, torne a ferramenta visível (Exibir/Barra de Ferramentas/Área de Transferência). Feito isso é possível ir para qualquer aplicativo, incluindo os que não são do Office, e recortar ou copiar ítens para essa área de transferência, usando os comandos Editar/Recortar e Editar/Copiar. Digite Ctrl+V para transferir para a página do Word os ítens selecionados. Em seguida, acione os comandos Editar/Selecionar Tudo e Editar/Copiar. Mude para o outro aplicativo e selecione Editar/Colar para concluir.
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