MEMANTAPKAN BUDAYA KUALITI

Bahagian Pendidikan Guru (BPG) telah memulakan komitmen terhadap MS ISO pada 1 November 2001, iaitu versi MS ISO 9002:1994. Pelaksanaan sebenar versi itu bermula pada bulan Januari 2002. Audit pematuhan pertama di zon Sabah dilakukan oleh pihak MAMPU terhadap sistem MS ISO 9002:1994 Maktab Perguruan Gaya pada 9 dan 10 Mei 2002. Setelah beberapa siri audit lain dilakukan, akhirnya sijil diberikan kepada BPG dan semua maktab perguruan pada bulan Julai 2002. Sah laku sijil itu tamat pada 31 Disember 2003.

Mulai Januari tahun 2004, BPG memperbaharui usaha dengan sistem kualiti versi terkini, iaitu MS ISO 9001:2000. Pengauditan pematuhan pertama bagi sistem itu dilakukan oleh pihak MAMPU di Maktab Perguruan Keningau. Natijahnya Maktab Perguruan Keningau muncul dengan jumlah ketakakuran yang paling minimum daripada beberapa buah maktab lain dan BPG sendiri yang diaudit oleh pihak MAMPU. Pensijilan untuk BPG dan semua maktab perguruan dilakukan pada bulan Jun 2004 dan akan tamat sah lakunya pada 15 Julai 2007.

Di Maktab Perguruan Keningau, perancangan tahunan pertama di bawah sistem MS ISO dilakukan pada 24-26 November 2001. Mesyuarat perancangan tahunan kali kedua di laksanakan pada 24-27 November 2002 di Hotel Tang Dynasty, Kota Kinabalu; kali ketiga di Hotel Promenade, Kota Kinabalu pada 5-7 Disember 2003; kali keempat di Hotel Promenade juga pada 4-6 Oktober 2004. Semua perancangan tahunan itu sebenarnya merupakan agenda utama dalam mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) termasuklah mesyuarat MPPP kali kesembilan bagi tahun 2005, iaitu dari 14 hingga 17 November 2005 di Hotel Beverly ini.

Dengan ini jelas pada kita bahawa BPG dan semua maktab perguruan di negara kita telah berada di bawah sistem MS ISO genap lima tahun pada 1 November lalu. Dalam tempoh lima tahun itu kita sepatutnya semakin matang dengan sistem MS ISO. Jadi, perancangan tahunan kita juga sewajarnya dimantapkan dengan cara memastikan aktiviti-aktiviti yang akan dijalankan mengutamakan aktiviti yang berada di bawah sistem kualiti itu, sesuai dengan keperluan seksyen dalam sistem kualiti, manual kualiti, prosedur kualiti dan arahan kerja. Penambahbaikan berterusan perlu diusahakan. Keseluruhan usaha ini kita namakan memantapkan budaya kualiti dan inilah salah satu fokus kita bagi tahun 2006.

Beberapa perkara yang mesti diberi perhatian dalam memantapkan budaya kualiti di maktab kita pada tahun 2006 adalah seperti yang berikut:

1.      Semua Pengerusi Majlis Kualiti Maktab (MKM) dan pemegang prosedur kualiti perlu merangka rancangan masing-masing dan dikumpul serta dijadikan takwim oleh Sekretariat MKM. Hal ini merupakan unsur baharu dalam perancangan tahunan kita dan bersesuaian dengan ketetapan mesyuarat MKM pada 11 Oktober 2005 dan telah pun diingatkan melalui memo dalaman pada 20 Oktober 2005 dan diulangi pada 27 Oktober 2005. Semua pemegang prosedur kualiti hendaklah memasukkan aktiviti biasa, pemantapan dan penambahbaikan dalam takwim MKM. Pihak maktab mengucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada mereka yang telah mengemukakan draf takwim yang berkenaan. Di sini, sukalah saya menyeru pemegang prosedur kualiti yang belum mengemukakan takwim disebabkan lupa, sibuk dan sebagainya, agar mengemukakan draf takwim itu kepada Sekretariat MKM pada malam ini juga.

2.      Pemegang dan penggerak prosedur kualiti yang sedia ada perlu ditinjau dan disusun semula dengan memasukkan nama pelapis bagi penggerak. Perkara ini akan dibentangkan oleh Sekretariat dan saya berharap kita akan membincangkannya dengan serius demi kelancaran dan keberkesanan pelaksanaan prosedur kualiti yang berkenaan pada tahun 2006 nanti.

3.      Pelantikan jawatan hendaklah dilakukan berdasarkan kehendak manual kualiti dan prosedur kualiti. Semua jawatan kosong, termasuk Timbalan Pengerusi Pasukan Pelaksana, hendaklah diisi. Setiap Jawatankuasa MKM hendaklah melantik ahli-ahlinya sendiri. Sebaik-baiknya semua staf akademik dan sebahagian besar staf sokongan terlibat sebagai pemegang, penggerak atau pelapis prosedur kualiti.

4.      Jawatankuasa Bimbingan dan Pemantauan hendaklah terdiri daripada auditor bertauliah agar pemantauan serasi dengan kehendak pihak audit. Demi menjaga kewibawaan pemantau dan kepatuhan yang tinggi oleh mereka yang dipantau terhadap pemantau, sewajarnya hanya auditor kanan yang bertauliah sahaja memantau pelaksanaan prosedur kualiti. Auditor junior hendaklah menjadi pembantu pemantau. Penyertaan pensyarah kanan, khususnya Ketua-ketua Jabatan yang bukan auditor, dapat dipertimbangkan dengan syarat mereka diberi pendedahan tentang kehendak terkini pengauditan. Perkara ini perlu dilakukan oleh Pasukan Audit Dalaman. Walau bagaimanapun, Jawatankuasa Bimbingan dan Pemantauan juga dapat disertai oleh mereka yang bukan auditor tetapi fungsi mereka hendaklah berkaitan dengan pentadbiran dan bimbingan, bukannya sebagai pemantau. Selain itu, sesuai dengan konsep pencegahan, jawatankuasa ini hendaklah melakukan lebih banyak pemantauan berkala terhadap sesuatu prosedur kualiti atau sejumlah prosedur kualiti.

5.      Sekretariat MKM juga hendaklah bergerak lebih aktif sesuai dengan sifatnya sebagai nerve centre MKM. Antara lain, mesyuarat biasa perlu diadakan sekurang-kurangnya empat kali setahun dan mesyuarat Pra-MKSP terus diadakan sekurang-kurangnya dua kali setahun dengan perancangan dan pelaksanaan mesyuarat yang lebih berkesan. Pengurussetiaan proses audit dalaman yang kelihatannya telah mantap perlu ditingkatkan keberkesanannya dengan penyertaan aktif pasukan audit dalaman dan semua warga maktab. Demi memudahkan penyelarasan, semua maklumat berkaitan MS ISO yang diterima oleh pelbagai pihak hendaklah disampaikan juga ke pengetahuan pihak Sekretariat.

6.      Pengerusi Pasukan Pelaksana pula hendaklah terus memberikan panduan dan arahan yang tegas dalam setiap sesi taklimat dan perbincangan. Panduan dan arahan itu amat penting agar setiap jawatankuasa dalam MKM dan semua pemegang prosedur kualiti mendapat motivasi yang sewajarnya demi kecemerlangan pelaksanaan tugas mereka. Selain itu, pemantauan juga perlu dilakukan oleh Pengerusi Pasukan Pelaksana agar sesuatu ketakakuran terelak daripada menjadi parah atau barah.

7.      Demi menghasilkan keputusan berkualiti dan mengelakkan daripada percanggahan dengan waktu solat, mesyuarat MPPP diadakan pada waktu pagi sahaja. Hal ini demikian kerana waktu yang panjang diperlukan untuk perbincangan dalam mesyuarat MPP agar semua faktor diambil kira sebelum sesuatu ketetapan dilakukan. Dengan demikian pelaksanaan sesuatu keputusan itu dijangka akan telah berkesan dan berkualiti.

Demikianlah beberapa aspek yang perlu diberi perhatian untuk memantapkan budaya kualiti di maktab kita pada tahun 2006. Banyak perkara lagi dapat dibincangkan dan diputuskan dalam mesyuarat ini. Manfaatkan peluang yang terbuka dalam mesyuarat ini agar kita bertambah cemerlang, gemilang dan terbilang.