Outlook
Praticamente ninguém consegue responder na hora a todas as mensagens que chegam à caixa de entrada, seja porque não tem a resposta ou porque está sem tempo. Para garantir que uma correspondência não caia no esquecimento, clique nela com o botão direito do mouse e selecione a opção Sinalizador para Acompanhamento. Defina, então, um lembrete, uma data e um horário para que o Outlook emita um aviso sobre o trabalho não cumprido.
Quem visita sempre o mesmo site, na mesma hora do dia, pode configurar o Outlook para que ele abra o endereço no horário certo. No menu Arquivo, selecione Novo/Compromisso. Marque a opção Reunião Online Usando, e, na lista ao lado, selecione a opção Serviços NetShow. No campo Endereço do Evento, digite a URL. Assinale a opção Iniciar o NetShow Automaticamente com Lembrete. Marque também o item Lembrete e selecione a opção 0 Minutos na lista ao lado. Na barra de ferramentas, clique no botão Tornar Periódico e defina a hora para que a página seja aberta e a freqüência dessa rotina. Clique no botão OK.
Se por algum motivo você quiser alterar o campo assunto de uma mensagem enviada ou recebida, abra essa mensagem, selecione com o mouse o texto referente ao assunto e digite o novo tema. Feche a mensagem (ou use o menu Arquivo/Salvar) e clique no botão Sim quando o programa perguntar se deseja salvar as mudanças.
Quando alguém solicitar os dados de um contato que estão armazenados no Outlook, não perca tempo para reescrever todas as informações num papel ou no corpo de uma mensagem. Selecione o nome na lista Contatos e, assim que o cartão for aberto, abra o menu Ações e selecione a opção Encaminhar Como vCard (abreviatura de virtual business card, ou cartão de visitas virtual). Automaticamente, o Outlook abre uma nova mensagem, anexa o cartão a ela e preenche o campo assunto com o nome do contato. Então é só digitar o endereço de e-mail do destinatário (ou selecioná-lo na lista do próprio Outlook), e clicar no botão Enviar. Quem receber a mensagem poderá abrir a ficha desse contato e/ou anexá-la facilmente à sua lista de endereços do Outlook, Outlook Express, Organizer, Communicator ou outro programa que suporte o padrão vCard. Quem não tem software compatível com esse formato pode abrir o arquivo no Notepad.
O modo de visualização mensal do Calendário do Outlook não foi desenhado para quem trabalha nos finais de semana. como sábados e domingos dividem a mesma área, sobra pouco espaço para a anotação dos compromissos. A solução? com esse modo de visualização ativado, clique com o botão direito do mouse em qualquer área do calendário e selecione a opção Personalizar Modo de Exibição Atual. Na área mês, desmarque a opção Compactar Finais de Semana. O programa vai dividir o espaço igualmente entre todos os dias.
Já levou bronca por ter deixado de cumprir uma instrução do chefe, perdida no meio daquele monte de e-mails que chegam diariamente ? Personalize a caixa de entrada, definindo uma cor diferente para as correspondências dos emitentes que merecem atenção especial. Vá ao menu Ferramentas, selecione a opção Personalizar, clique em Usando Cores e, por fim, defina o emissor e a cor que tornará mais fácil a visualização das mensagens.
Quem usa o recurso de localização avançada (Localizar, na versão 97) pode chegar à caixa de diálogo correspondente com apenas um toque na tecla F3. É bem mais prático do que ir até o menu Ferramentas e esperar alguns segundos para o Outlook abrir a lista completa de opções, ou mesmo usar a combinação de teclas Ctrl+Shift+L sugerida pela Microsoft.
O Outlook oferece uma alternativa ao Windows Explorer para o gerenciamento de arquivos. Vantagens ? Essa opção apresenta mais possibilidades de classificação e visualização dos arquivos. Para os documentos do Word, por exemplo, pode exibir o número de caracteres, linhas e parágrafos. Se o usuário incluir o item título, será capaz de ler a primeira linha do texto sem ter que abrir o arquivo. Para chegar ao recurso clique em Outros Atalhos, na barra do Outlook. O programa já traz acesso direto às pastas Meu Computador, Meus Documentos e Favoritos, mas aceita a inclusão de outras. Para acrescentar novos itens no modo de visualização, clique com o botão direito do mouse sobre um dos itens aparentes e escolha a opção Seletor de Campos.
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