¿Qué es una base de datos? *

¿Qué son los datos? *

¿Qué son y para qué sirven las relaciones entre tablas? *

¿En que beneficia la normalización de la información? *

Cómo Iniciar Microsoft Access desde Windows *

Accediendo a los archivos de Base de Datos *

Tablas *

Consultas *

Formularios *

Administración Básica de los Datos *

Informes *

Cómo diseñar una base de datos *

Una base de datos es una recopilación de información que está relacionada con un tema o con un propósito en particular. La clave para una recuperación y almacenamiento eficiente está en el proceso de planificación. En primer lugar debemos identificar la tarea que deseamos que realice la base de datos por nosotros, siendo capaces de crear un diseño práctico que ofrezca como resultado una herramienta de gestión de datos más precisa y más rápida.

Cuando diseñamos nuestra propia base de datos, el primer paso en el proceso de planificación es identificar la tarea que la base de datos debe realizar y la información que necesitamos gestionar.

Antes de diseñar nuestra propia base de datos de Ms Access debemos considerar las siguientes cuestiones:

• ¿Qué información deseamos obtener de nuestra base de datos?
• ¿Sobre qué áreas de temas independientes necesitamos almacenar los hechos?
• ¿Cómo están relacionados estos temas entre sí?
• ¿Qué hechos necesitamos almacenar sobre cada tema?

Microsoft Access nos ayuda a gestionar nuestra base de datos proporcionando una estructura eficiente para almacenar y recuperar la información. El lugar en el que fusionamos la información sobre cada tema que necesitamos se denomina tabla, y cada tipo de hechos recogido en nuestra tabla se denomina campo. Ms Access puede generar automáticamente un formulario para cumplimentar todos nuestros datos. Después de que hayamos introducido algunos datos podemos pedir a Ms Access que visualice una parte seleccionada de información utilizando unos procedimientos: Búsqueda, ordenación y consulta. Finalmente, Access nos ayuda a imprimir solamente la parte de información que deseamos ver en un informe. En cualquier momento podremos personalizar la apariencia o editar el contenido de cualquier parte de nuestra base de datos.

Los datos son algo que deseamos almacenar y recuperar en el futuro. En Microsoft Access, los datos pueden ser texto, números, fechas y dibujos (entre otros). Por ejemplo, si vendemos cajas de bombones podemos almacenar los nombres, los dibujos y las recetas de los bombones, los precios y las cantidades de cajas y fechas de las ventas.

En la mayoría de los casos, la forma más fácil de introducir datos es utilizando un formulario. Los formularios de las bases de datos se parecen a los formularios de papel que se ven en las oficinas, se reciben por correo o aparecen en las revistas. Se escriben datos en el formulario y Microsoft se encarga de almacenarlos en una tabla.

Un registro es un conjunto de información agrupada, algo así como toda la información relacionada con una solicitud de trabajo o una tarjeta de suscripción a una revista. Una tabla puede contener muchos registros; y una base de datos puede contener muchas tablas.

Las relaciones entre tablas permiten establecer ciertos comportamientos o condiciones al funcionamiento de las tablas entre sí. Las relaciones permiten por ejemplo que un registro principal me dé acceso de una manera sencilla y más eficiente a nuevos "subregistros" de otra tabla.

Microsoft Access es un sistema de gestión de base de datos relacional (SGBDR), podemos organizar los datos sobre áreas de temas diferentes en tablas y a continuación crear relaciones entre las tablas. Esta consideración hace que sea sencillo enlazar datos relacionados cuando sea necesario. Estableciendo relaciones entre las tablas individuales nos evitamos el tener que almacenar toda nuestra información en única tabla, evitamos una gran cantidad de datos duplicados, ahorramos espacio de almacenamiento en la computadora y aumentamos la velocidad y la precisión en la gestión de nuestros datos.

Al instalar Microsoft Access o el paquete de Microsoft Office Professional, se generará un nuevo acceso directo en el menú Inicio y dentro de éste en Programas. Tener en cuenta que si en el momento de la instalación se eligió la opción de agregar la Barra de Office, también se podrá abrir Access desde dicha barra.

1. En la barra de herramientas debe hacer un clic en el botón Inicio.
2. Sitúe el cursor sobre el menú Programas
3. Elija la opción Microsoft Access.

Aparecerá en su pantalla la pantalla de inicio. Desde aquí podrá crear una nueva base de datos, abrir una existente o iniciar el Asistente para bases de datos para la creación de una nueva base de datos.

Si usted no deseara comenzar con ninguna de las opciones que Microsoft Access le presenta, puede elegir el botón Cancelar y dicha ventana se cerrará. Luego podrá elegir las opciones desde los menúes de Microsoft Access o desde las Barras de Herramientas que éste presenta.

Ya se mencionó anteriormente las posibilidades y finalidad de una Base de Datos, se mencionan a continuación cuales son algunas de las operaciones básicas que se pueden realizar con un archivo de Base de Datos.

Los principales objetos de una base de datos (tablas, campos, formularios, consultas e informes) se encuentran incluidos en cada una de las opciones de la base de datos.

Si usted recién comienza el trabajo con Microsoft Access, asegúrese de que ha seleccionado el botón de opción Abrir una base de datos existente, y pulse el botón Aceptar. Si no,

Pasos para Abrir una base de Datos (por supuesto ya existente)

1. Seleccionar el menú Archivo
2. Elija la opción Abrir
3. Aparecerá la siguiente ventana:



4. Utilice el cuadro de diálogo Abrir para ubicarse en la carpeta donde se encuentre la base de datos que desea abrir, utilizando el cuadro Buscar en:
5. Una vez dentro de la carpeta correcta haga doble clic sobre la base de datos que deberá aparecer en el cuadro de diálogo.

Aparecerá entonces la base de datos seleccionada en la ventana Base de datos.

La ventana de Base de datos posee diferentes fichas: la ficha Tablas muestra las tablas que almacenan los datos de la base, la ficha Formularios muestra los formularios que fueron creados para la base de datos, etc. Desde la ventana de Base de datos podrá abrir y trabajar con cualquier objeto de la base de datos.

Para crear un nuevo archivo de Base de Datos, desde el menú archivo se deberá elegir la opción Nuevo…. Microsoft Access preguntará por el nombre y la ubicación que le queremos dar al archivo de Base de Datos, el mismo por defecto se identifica con la extensión .MDB la cual se agrega al nombre del archivo automáticamente y no debe ser modificada.

Una vez creada se puede abrir como cualquier Base de Datos y se le podrán agregar objetos a cualquiera de las carpetas correspondientes.

Para eliminar un archivo de Base de Datos será necesario que ningún Usuario de la Red (en el caso de que existan) tenga abierta la Base de Datos en cuestión. La eliminación se puede llevar a cabo como a cualquier otro tipo de archivo dentro de Windows 95, ya sea desde el Explorador de Windows, desde Mi PC o desde cualquier otro programa que permita la eliminación de archivos.

Las Base de Datos pueden ser compactadas, encriptadas, reparadas, etc. Este tipo de operaciones generalmente queda a cargo del administrador del sistema, ya que dichas tareas requieren en algunos casos mucho tiempo y en la mayor parte de las ocasiones van acompañadas de una copia de seguridad.

Este tipo de operaciones deben ser evaluadas en primera instancia en Base de Datos pequeñas sin conexiones a otros usuarios, luego tener en cuenta que cuando se aplique a una base de datos más grande, tardará más tiempo y durante el tiempo del proceso ningún usuario podrá acceder a la base de Datos.

Todos los registros que se añaden ya sea a través de un formulario, una consulta o directamente desde una tabla, se almacenan en tablas que contiene la base de datos.

1. En la ventana Base de datos, elija la ficha Tablas.
2. En pantalla aparecerá una lista de las tablas de la base de datos abierta.
3. Seleccione el nombre de la tabla que desea abrir.
4. Para abrir la tabla en la vista Diseño, elija Diseño; o bien,

para abrir la tabla en la vista Hoja de datos, elija Abrir.

5. Aparecerá en pantalla la tabla seleccionada.

· Una vez abierta una tabla, puede alternar fácilmente entre las dos vistas con sólo hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas.

· Podrá ver entonces los registros de la tabla, en caso de que la misma contenga alguno.

· Para introducir datos en la tabla podrá hacerlo de manera muy similar a con un formulario. Cada uno de los registros aparece en distintas filas, mientras que las columnas representan los distintos campos de la tabla.

Puede ser que en algunas ocasiones se desee cambiar el aspecto o modificar alguna de las filas o columnas que aparecen en una Hoja de Datos. Una de las partes de la Hoja de datos que debemos tener en cuenta son los selectores de campos y registros.

Estos selectores nos facilitarán la tarea de cambiar ciertas opciones de visualización de la Hoja de Datos.

Para cambiar la altura de las filas

1. Coloque el puntero en el borde inferior de cualquier selector de registro.
2. Arrastre el borde hacia abajo para hacer las filas más altas o hacia arriba para hacerlas más bajas y luego suelte el botón.
3. Automáticamente todas las filas se modificarán a la altura elegida.

1. Ubicar el cursor en cualquier lugar de la tabla a modificar
2. Seleccionar menú Formato
3. Elegir la opción Alto de Fila
4. Escriba el valor deseado para todas las filas

Para cambiar el ancho de una columna

1. Ubique el campo que desea modificar
2. Coloque el puntero en el borde derecho del selector de dicho campo
3. Arrastre el borde hacia la derecha o hacia la izquierda para ensanchar o angostar el campo y luego suelte el botón.

1. Ubicar el cursor en cualquier lugar de la columna a modificar
2. Seleccionar menú Formato
3. Elegir la opción Ancho de columna
4. Escriba el valor deseado dicho campo

Para ocultar una columna

Ocultar utilizando el mouse.

1. Arrastrar el borde derecho del campo hacia la izquierda hasta que éste se oculte por completo.

O bien;

1. Seleccionar la columna que contiene el campo a ocultar
2. Seleccionar el menú Formato
3. Elegir la opción Ocultar Columnas

NOTA : Para visualizar las columnas ocultas elegir la opción Mostrar columnas desde el menú Formato. Si esta opción no aparece disponible y alguna columna no está visible puede ser que esta última no esté completamente oculta.

Para inmovilizar una columna

Puede inmovilizar una o más de las columnas de una hoja de datos para que sean las que se encuentran más a la izquierda y sean visibles en todo momento sin importar a dónde se desplace.

1. Hacer clic en cualquier fila de la columna que se desea inmovilizar.
2. Seleccionar el menú Formato
3. Elija la opción Inmovilizar Columnas

Guardar las modificaciones hechas al diseño de la Hoja de Datos

1. Seleccionar el menú Archivo
2. Elegir la opción Guardar.

La manera más sencilla de moverse de un registro a otro en un tabla, sobre todo cuando la misma es extensa, es utilizando los botones de desplazamiento que se encuentran en la parte inferior del tabla, simbolizados con flechas apuntando a izquierda y derecha, permitiendo los mismo desplazarse a los anterior o posteriores registros respectivamente.

Pulse el botón Cerrar de la Tabla abierta. O bien elija Cerrar en el menú Archivo, teniendo la Tabla abierta y activa.

Asegúrese de pulsar el botón cerrar la Tabla y no el de otra ventana que también podría encontrarse abierta.

Para crear una tabla existen varios caminos a seguir para determinar la estructura de la misma. Al igual que con los objetos, cada vez que se utiliza un asistente será más fácil, pero en algunos casos los asistentes no vendrán preparados para ciertas situaciones específicas que se pueden llegar.

En el caso de las tablas la manera más sencilla para crearla es Vista Diseño; dicha opción nos enviará directamente a una nueva ventana que no es más que una estructura vacía donde se irá completando con los campos y con los tipos de campos y algunas otras propiedades.

En la columna Nombre del campo escriba el nombre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.

En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien haga clic en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione el tipo de datos que desee.

En la columna Descripción, escriba una descripción de la información que contendrá este campo. La descripción se muestra en la barra de estado cuando se agregan datos al campo y se incluye en la Definición del objeto de la tabla. La descripción es opcional.

Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana.

Para decidir qué tipo de datos va a utilizar en un campo determinado teniendo en cuenta las consideraciones siguientes:

• ¿Qué tipo de valores desea permitir en el campo? Por ejemplo, no se puede almacenar texto en un campo cuyo tipo de datos es Numérico.
• ¿Cuánto espacio de almacenamiento desea utilizar para los valores del campo?
• ¿Qué tipo de operaciones desea llevar a cabo con los valores del campo? Por ejemplo, puede sumar los valores de los campos Numérico y Moneda, pero no los valores de los campos Texto u Objeto OLE.
• ¿Desea ordenar o indexar un campo? Los campos Memo, Hipervínculo y Objeto OLE no pueden ordenarse ni indexarse.
• ¿Desea utilizar un campo para agrupar registros en consultas o informes? Los campos Memo, Hipervínculo y Objeto OLE no pueden utilizarse para agrupar registros.
• ¿Cómo desea ordenar los valores de un campo? En un campo Texto, los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.), no como valores numéricos. Utilice un campo Numérico o Moneda para ordenar números como valores numéricos. Además, muchos formatos de fecha tampoco se ordenan correctamente si se introducen en un campo Texto. Utilice un campo Fecha/Hora para garantizar un orden correcto.

La tabla siguiente resume todos los tipos de datos de campos disponibles en Microsoft Access, sus usos y el espacio de almacenamiento que requieran.

• Si la propiedad Tipo de Datos tiene el valor Texto, en tamaño escriba un número 0 y 255. El valor predeterminado es 50.
• Si la propiedad Tipo de Datos tiene el valor Autonumérico, en tamaño del campo se puede establecer como Entero Largo o Id. De Réplica.
• Los tipos de datos Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Sí/No disponen de formatos de visualización predefinidos. Establezca la propiedad Formato (Format) para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo de datos. También puede crear un formato de visualización personalizado para todos los tipos de datos excepto para el tipo de datos Objeto OLE.
• Si la propiedad Tipo de Datos tiene establecido como Numérico, las opciones de tamaño de campo y sus valores se relacionan de la siguiente forma:

Valor	Descripción	Precisión decimal	Tamaño de almacenamiento
Byte	Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).	Ninguna	1 byte
Entero	Almacena números entre –32.768 y 32.767 (no admite fracciones).	Ninguna	2 bytes
Entero largo	(Predeterminado) Almacena números entre –2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).	Ninguna	4 bytes
Simple	Almacena números entre –3,402823E38 y –1,401298E–45 para valores negativos, y entre 1,401298E–45 y 3,402823E38 para valores positivos.	7	4 bytes
Doble	Almacena números entre –1,79769313486231E308 y –4,94065645841247E–324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E–324 para valores positivos.	15	8 bytes

Nota:

• Se recomienda especificar el valor más pequeño posible para la propiedad Tamaño de Campo, pues los tamaños más pequeños pueden procesarse más rápidamente y requieren menos memoria.

Sugerencia:

• Puede usar el tipo de datos Moneda cuando vaya a realizar muchos cálculos con un campo que contenga números que tengan entre uno y cuatro decimales. Los campos de tipo Simple y Doble requieren números con coma flotante, mientras que los de tipo Moneda realizan los cálculos en coma fija, que es más rápido.

Puede usar una etiqueta única, llamada clave principal, para identificar cada registro de la tabla. Así como una placa de matrícula (patente) identifica un coche, la clave principal identifica un registro. La clave principal de una tabla se usa para hacer referencia a los registros de una tabla en otras tablas. Por ejemplo, el IdProducto de la tabla Productos se usa para hacer referencia a la información de un producto de forma que se pueda ver o imprimir con la información de pedido de las tablas Pedidos y Detalles de pedido.

Para establecer la clave principal, haga clic en el campo que desee usar para la clave principal y a continuación haga clic en Clave principal en la barra de Herramientas.

La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifique exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina clave principal de la tabla. Una vez designada una clave principal de una tabla, con el fin de garantizar su exclusividad, Microsoft Access impide que se almacenen valores duplicados o Nulos en los campos de la clave principal.

Existen tres tipos de clave principal que pueden definirse en Microsoft Access: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples.

Un campo Autonumérico puede establecerse para que introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal. Si no establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access le preguntará si desea que cree una clave principal automáticamente. Si contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico.

Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. Puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué registros contienen datos duplicados. Si no puede eliminar fácilmente las entradas duplicadas mediante la edición de los datos, puede agregar un campo Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos múltiples.

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, puede designar dos o más campos como clave principal. Un ejemplo puede ser una base de datos de inventario que utiliza un campo de número de pieza, o dos o más campos (pieza y subpieza).

Nota: Si no está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar. Por ejemplo, la combinación de los campos Nombre y Apellidos para crear una clave principal no es conveniente, ya que pueden llegar a producirse duplicados al combinar estos dos campos.

Si la base de datos tiene una tabla que contiene información duplicada en uno o más campos, puede analizar las tablas con el fin de dividir los datos en tablas relacionadas de forma que pueda almacenar los datos de un modo más eficiente. Este proceso se denomina normalización.

La normalización de la información no es más que una técnica que permite analizar las tablas junto con sus campos para poder, en algunos casos, mejorar la estructura de la Base de Datos. Supuestamente dichas modificaciones deberían mejorar la forma de almacenamiento como así también en la mayor parte de los casos, reducir la capacidad de almacenamiento necesaria para guardar la misma información.

En la administración de Base de Datos se conocen cinco reglas de normalización, pero solo se requiere que se apliquen a una base de datos hasta la tercera forma normal.

Un ejemplo de aplicación de las reglas sería el siguiente:

• Se supone una tabla de Clientes, con un campo "Id Cliente" que identifica a cada registro. La tabla posee otros campos además.
• Entre los demás campos existe uno llamado "Localidad" y otro campo llamado "Código Postal"
• En este caso se podría aplicar las reglas de normalización para separar el campo "Código Postal" de dicha tabla Clientes ya que con el nombre de la localidad y basándose en una nueva tabla con las localidades y los códigos postales se podría obtener el número del código postal necesario.

Hay que tener en cuenta que más allá de que existan reglas para la normalización de base de datos no en todos los casos es conveniente utilizarlas; habrá que tener en cuenta otros factores como tamaño estimado de la base de datos, cantidad de usuarios que la accedan, etc.

Otro ejemplo sería el caso de un pedido donde se deben almacenar los datos de un producto, sería más conveniente y rápido guardar sobre el código de dicho producto y si se llegaran a necesitar los demás datos, solo haría falta buscar en la tabla de "Productos" con el código del producto que se encuentra en el registro del Pedido.

Otra de las propiedades de los campos es el Indexado. La propiedad de Indexado se utiliza para establecer un índice de un solo campo. Un índice ayuda a encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Microsoft Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice. Puede crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor.

Los índices hacen que las consultas basadas en campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Es probable que desee indizar campos que busca frecuentemente, campos que ordena o campos que combina con campos de otras tablas de consultas.

Se debe considerar la indización de un campo si se dan las siguientes condiciones:

• El tipo de datos del campo es Texto, Numérico, Moneda o Fecha/Hora.
• Ha previsto buscar valores almacenados en el campo.
• Ha previsto ordenar los valores del campo.

1. Abra una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un índice.
3. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y seleccione:

• Seleccione la opción Sí (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.
• La clave principal de una tabla se indiza automáticamente
• No es posible indizar un campo cuyo tipo de datos sea Memo, Hipervínculo u Objeto OLE.

Si cree que buscará u ordenará frecuentemente dos o más campos a la vez, puede crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele establecer criterios para los campos Apellidos y Nombre de la misma consulta, tiene sentido crear un índice de campos múltiples en ambos campos.

Al ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft Access ordena primero por el primer campo definido para el índice. Si existen registros que duplican los valores del primer campo, ordena a continuación por el segundo campo definido para el índice, etc.

1. Abra la tabla en la vista Diseño.
2. Desde el menú Ver elegir la opción Índices
3. En la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice, escriba el nombre para el índice. Puede nombrar el índice según el nombre de uno de los campos de índice o utilizar algún otro nombre que considere apropiado.
4. En la columna Nombre del campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer campo para el índice.
5. En la siguiente fila de la columna Nombre del campo, seleccione el segundo campo para el índice (deje la columna Nombre del índice en blanco en esa fila pues ya lo ha nombrado en la anterior). Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este índice. Puede utilizar hasta 10 campos.

Nota: El orden predeterminado es el Ascendente. Seleccione Descendente en la columna Orden de la ventana Índices para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente.

Para modificar la estructura de una tabla debemos abrirla en modo Diseño (veremos la estructura de la misma no su contenido)

1. Elegir la ficha Tablas
2. Seleccionar la tabla a modificar, tenga cuidado de no hacer doble clic sobre ella.
3. Hacer clic en el botón Diseño

Observaciones:

• Si desea cambiar el nombre de un campo, simplemente deberá ubicar el cursor en dicho campo y modificarlo
• Para insertar el campo dentro de la tabla, haga clic en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el campo y, a continuación, haga clic en Insertar filas ( menú Insertar, opción filas)
• Para agregar el campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco.

Importante:

• Si cambia un valor de Tamaño de Campo por otro más pequeño para un campo que ya contiene datos, es posible que pierda información. Por ejemplo: si un campo de tipo texto tiene el valor 255 en tamaño de campo y lo cambia por 50, los datos que se extiendan mas allá de los 50 primeros caracteres se perderán.
• Si los datos de un campo numérico no caben con un nuevo valor de tamaño de campo, lo números fraccionarios se pueden redondear o pueden dar valor nulo. Por ejemplo: si se cambia el tamaño de Simple a Entero, los valores fraccionarios se redondearán al número entero más cercano, los superiores a 32.767 o inferiores –32.768 serán reemplazados por valores nulos.
• No es posible deshacer los cambios en los datos provocados por una modificación de la propiedad Tamaño de Campo después de haberlos guardado en la Vista Diseño.

Algunos encuentros son temporales, otros duran toda la vida. Por ejemplo, en general, tenemos pocas cosas en común con la persona que está sentada junto a nosotros en un avión, pero no significa que no volvamos a ver a esa persona otra vez. Por el contrario, tenemos contactos diarios con un compañero de trabajo, un amigo, un padre o un hijo. Algo parecido ocurre con las relaciones entre las tablas. Si queremos ver información relacionada de dos tablas una y otra vez, podemos crear una relación permanente entre ellas.

Microsoft Access es una base de datos relacional, y por ello podemos utilizar datos procedentes de varias tablas al mismo tiempo. Después de crear tablas en nuestra base de datos y definición la clave principal de cada tabla podemos crear relaciones entre ellas.

Con Microsoft Access podemos crear dos tipos de relaciones: un relación uno-a-varios o una relación uno-a-uno . Las más utilizadas generalmente son las relaciones uno a varios.

El tipo de relación uno a varios relaciona un registro de una tabla con varios registros de la otra. Por ejemplo, un cliente puede efectuar uno o más pedidos. Por lo que un registro en la tabla Clientes (llamada tabla principal de la relación) puede tener varios registros asociados en la tabla Pedidos (llamada tabla relacionada)

Por ejemplo:

En cambio, en la relación del tipo uno a uno, un registro de la tabla principal puede relacionarse únicamente con un registro de la tabla relacionada. Este tipo de relación es menos común que la relación uno a varios. Una razón para por la que se podría utilizar una relación uno a uno sería, por ejemplo, cuando se desea separar información sobre empleados en datos públicos y datos confidenciales. Podríamos poner en una tabla datos tales como nombre, apellido, cargo, etc. (datos públicos) y en otra tabla (datos confidenciales) pondríamos datos tales como salario, domicilio, etc. Para cada registro de la tabla principal, tendremos uno y solo uno en la tabla relacionada.

También pueden existir relaciones entre tablas que ayudan asegurar que los datos de una relación tienen sentido. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.

1. Seleccionar la opción Relaciones. Dentro de este lugar se ubicarán todas las relaciones ya existentes en la Base de Datos
2. Desde el menú Relaciones elegir la opción Mostrar Tablas

Aparecerá una ventana en la cual se encuentran todas las tablas existentes en la base de datos, a través de la misma se podrán ir agregando en la ventana de relaciones aquellas tablas que se necesiten para formar las relaciones.

3. Agregar las tablas a relacionar y luego presionar el botón cerrar.

Si se ha olvidado de alguna tabla, en cualquier momento podrá volver a la opción Mostrar tablas y agregar las mismas.

4. Una vez ubicadas las tablas a relacionar en la ventana de Relaciones, se procederá a crear las mismas. Para ello se deberá arrastrar desde la tabla principal a la tabla relacionada, la clave primaria de la primera a la clave primaria de la segunda.
5. Aparecerá una ventana similar a la que se muestra a continuación
6. En esta ventana se pueden especificar todos los campos a relacionar entre las dos tablas conectadas. Si se exige la integridad referencial, no podrán existir huérfanos en la tabla relacionada, es decir, Microsoft Access no permitirá que existan registros en la tabla relacionada que no tengan correspondientes en la tabla principal.

Una consulta define un grupo de registros con los que se desea trabajar. Podemos concebir una consulta como una petición de un conjunto de datos en particular, por ejemplo: "Muéstrame los números de teléfonos de nuestros clientes con el saldo respectivo". La respuesta a la petición recibe el nombre de Hoja de Datos Dinámica. Los registros de una hoja de respuestas dinámicas pueden incluir campos de procedentes de una o más tablas.

Debido a la flexibilidad de las consultas, es posible que nos encontremos utilizando las consultas más a menudo que las tablas, ya que podemos utilizar una consulta para ordenar datos o ver un subconjunto significativo de todos los datos de una Base de Datos.

Las consultas se encuentran dentro de la carpeta de Consultas. Las mismas pueden ser abierta de forma similar al resto de los objetos de una Base de Datos Access.

1. Teniendo la ventana de Base de datos abierta, 
2. Seleccione la ficha Consultas.
3. En pantalla aparecerá una lista de las Consultas de la base de datos abierta.
4. Haga doble clic en la consulta que desee abrir.
5. Aparecerá en pantalla la consulta seleccionada.
6. Podrá ver entonces los registros de la consulta, en caso de que la misma contenga alguno.

Nota: Para introducir datos en la tabla podrá hacerlo de manera muy similar a la realiza con un formulario. Cada uno de los registros aparece en distintas filas, mientras que las columnas representan los distintos campos de la consulta.

Para crear una consulta existen varios caminos a seguir. Al igual que con todos los objetos, cada vez que se utiliza un asistente será mas fácil, pero en algunos casos los asistentes no vendrán preparados para ciertas situaciones específicas que se pueden llegar a presentar.

En el caso de las consultas, si es que se conoce bien su funcionamiento, la manera más conveniente para crearlas es Vista Diseño; dicha opción nos enviará directamente a una ventana que nos es mas que una estructura vacía donde se irán completando con las tablas, los campos, las condiciones y algunas otras opciones importantes.

En "Vista Diseño" todas las especificaciones sobre la consulta serán dadas en forma explícita por el usuario y cada vez que se necesite modificar la estructura de la misma siempre se volverá a modo "Vista Diseño" podrá agregar, quitar o modificar campos, así como todas las condiciones necesarias para poder obtener los datos que uno desea.

En "Vista Diseño" lo primero que preguntará Access serán las tablas a utilizar, aunque si lo desea puede agregar o quitar tablas mas tarde. Luego preguntará por los campos a mostrar, condiciones de los mismos, etc. Para más detalle ver el apartado Cómo modificar una Consulta.

Para modificar una consulta se deberá especificar los siguientes pasos:

1. Teniendo la ventana de Base de datos abierta, 
2. Seleccione la ficha Consultas.
3. En pantalla aparecerá una lista de las Consultas de la base de datos abierta.
4. Seleccionar la consulta que desea modificar
5. Hacer clic en el botón Diseño.

La ventana "Modo Diseño" aparecerá de manera similar a como se muestra a continuación, tenga en cuenta que esta es una ventana de muestra, las tablas, campos, condiciones y demás opciones dependen de la consulta especificada.

Desde esta ventana podemos realizar las siguientes modificaciones:

• Agregar una tabla
• Agregar campos
• Especificar criterios
• Especificar criterios múltiples

A continuación desarrollaremos cada punto:

Cómo agregar Tablas a una consulta

Las consultas siempre deben basarse en tablas y/o Consultas previamente creadas, desde estas se utilizarán sus campos que darán la estructura a la nueva consulta. Para elegir las tablas y/o consultas que se utilizarán en la consulta se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el menú Consulta
2. Elegir la opción Mostrar Tabla
3. Aparecerá un cuadro que permitirá elegir las distintas tablas o consultas existentes, las mismas podrán ser añadidas a la consulta actual.
4. Elegir la tabla y/o consulta que se desee agregar
5. Presionar el botón Agregar.

Tenga en cuenta que es posible que usted la ventana que se está utilizando le impida ver la tabla que ha agregado, con pulsar una vez el botón Agregar ya es suficiente aunque no note cambios en la pantalla.

6. Una vez añadidas todas las tablas y/o consultas presionar el botón Cerrar.

Cómo agregar Campos a una consulta

Los campos de una consulta se pueden mostrar o no según lo desee. La lista de campos mostrados aparecerá en la fila Campo. Para agregar campos a una consulta se deberá ir eligiendo en dicha fila los campos que se desean incluir a través de los cuadros de la lista de dicha fila.

Los campos que se añaden pueden mostrarse o no según el indicados de visualización. En algunos casos se necesitan especificar criterios para un campo específico pero no se desea que ese campo aparezca; en ese caso, se debe incluir el campo, especificar el criterio, pero el indicador de visualización debe ser desactivado.

Si el campo que se desea agregar deberá ubicarse en medio de otros ya existentes deberá, antes de darle las especificaciones necesarias seleccionar la opción Insertar/Campos.

Cómo especificar criterios en una consulta

La línea de criterios y las siguientes líneas, se utilizan para especificar las condiciones (o criterios) que deben cumplir los registros que se incluirán en la consulta.

Los criterios deben ser proposiciones, es decir, expresiones que pueden ser evaluadas como verdaderas o falsas.

• Si deseamos, por ejemplo, realizar una consulta que seleccione los objetos que cumplen que en algún campo tenga valores mayores que veinte. Para ello indicaremos >20 y sólo mostrará aquellos que cumplen dicha condición. Si en lugar de ser un valor numérico queremos expresar aquellos con fecha después del 1/7/98 debemos indicar: >#1-7-98#.
• Dentro de la línea de criterios se pueden utilizar operadores en el caso que sea necesario realizar cálculos con los campo, ya sea en forma independiente o entre ellos. Por ejemplo:

• También existen ciertas cláusulas como las siguientes:

Entre #1-1-98# y #1-5-98# Con fecha entre el 1-1-98 y el 1-5-98

Como "Le*" El campo comienza con Le

• Los conectores Y y O pueden ser utilizados para unir expresiones dentro de la misma fila. En este caso la mayoría de las veces es conveniente especificar el campo aunque no haga falta, ya que facilita la lectura y comprensión de los criterios establecidos. Por ejemplo:

[fecha de nacimiento] > #1-1-97# Y [fecha de nacimiento] < #1-6-97#

[precio de venta] >= 20 O [precio de venta] < 15

Modos para especificar Múltiples Criterios en una Consulta

Los criterios se especifican en las últimas líneas. Los criterios deben ser especificados con expresiones lógicas, proposiciones, es decir, pueden llegar a ser verdaderas o falsas.

Todos los criterios que se especifiquen en distintas líneas serán tomados como O (disyunción), es decir que puede cumplir tanto la condición del renglón superior o como la del renglón inferior (o ambas) para que el registro sea incluido en la consulta.

Todos los criterios que se especifiquen en la misma línea serán tomados como Y (conjunción), es decir que hará falta que todos (al mismo tiempo) los criterios de la misma fila se verifiquen para que un registro sea incluido dentro de la consulta.

 Tres campos usando Y ó O

En la mayoría de los casos es la forma más fácil de introducir los datos de una tabla. Los formularios de las bases de datos se parecen a los formularios de papel que se ven en las oficinas, se reciben por correo o aparecen en las revistas. Se escriben datos en un formulario y Microsoft Access se encarga de almacenarlos en una o varias tablas.

Un formulario contiene recuadros ( vacíos si se trata de un registro nuevo) donde se puede ingresar información a través del teclado. Un campo es un área del formulario en donde podemos introducir datos como por ejemplo: apellido, nombres, teléfonos, etc.

El punto de inserción (cursor) indica la posición en donde aparecerá la información introducida desde el teclado. El punto de inserción se desplazará a otro campo cuando pulse la tecla Tab, presione Enter, o bien haga clic en otro campo. En el caso que aparezcan botones de opción o casillas de verificación proceda de la misma manera que con cualquier otra aplicación de Windows 95.

1. Teniendo la ventana de Base de datos abierta, 
2. Seleccione la ficha Formulario.
3. En pantalla aparecerá una lista de los Formularios de la base de datos abierta.
4. Haga doble clic en el formulario que desee abrir.
5. Aparecerá en pantalla el formulario seleccionado.
6. Podrá ver entonces los registros de la tabla con la distribución correspondiente al formulario seleccionado.

Dependiendo de la forma en el que esté diseñado el formulario podrá ver uno o más registros a la vez. Si puede ver el siguiente registro, puede desplazarse a él haciendo clic sobre dicho registro. Independientemente de que pueda verse o no, siempre puede desplazarse pulsando la tecla TAB mientras el punto de inserción se encuentra en el último campo del registro actual.

Otra de las formas para desplazarse de un registro a otro es utilizando los botones de desplazamiento que se encuentran en la parte inferior del formulario, simbolizados con flechas apuntando a izquierda y derecha, permitiendo los mismo desplazarse a los anterior o posteriores registros respectivamente.

La manera más rápida de crear un formulario es a través de sus asistentes; pero ello no significa que usted no puede crear un formulario de cero y comenzar a ubicar los campos uno por uno. La mayor parte de las veces los asistentes satisfacen todas las necesidades del usuario, pero si ello no ocurre lo más conveniente es utilizar un asistente para obtener un formulario lo más parecido posible a sus necesidades y luego proceder a modificar las cosas que hagan falta o que desee cambiar.

Pasos para crear un formulario nuevo:

1. Teniendo la ventana de Base de datos abierta, 
2. Seleccione la ficha Formulario.
3. Elija la opción nuevo
4. Seleccione la opción Asistente para Formularios
5. Elija la tabla o consulta para la cual generará dicho formulario
6. Deberá leer todas las leyendas que éste le muestre y responder (o elegir) cuando haga falta.
7. Una vez finalizada las elecciones para el formulario en cuestión deberá ponerle un nombre al mismo.

1. Para imprimir un registro desde un formulario primero habrá de situarse en el mismo, es decir, hacer que el registro actual sea el registro que deseamos imprimir
2. Seleccionar el menú Archivo
3. Elegir la opción Imprimir
4. En el cuadro de impresión elegir la opción Registros Seleccionados
5. Imprimir

Cuando deseamos un formulario rápido con características estándar, la posibilidad de crear un formulario con el Asistente para Formularios es perfecta, pero ¿qué sucede si buscamos un formulario con un acabado más personalizado? Todas las herramientas que necesitamos para modificar un informe o un formulario están disponibles en el Modo Diseño.

¿Qué es un control?

Un control es un objeto gráfico en un formulario o informe que visualiza los datos, realiza una acción o mejora el mismo. El tipo de control más común que se utiliza para visualizar los datos de un campo se llama Cuadro de Texto.

Access proporciona muchos tipos de controles, que podemos utilizar para personalizar formularios, incluir líneas, rectángulos botones, gráficos, etc.

Las herramientas que más utilizaremos serán las siguientes.

Nota: Si la caja de herramientas no está visible, elija la opción Caja de Herramientas en el Menú Ver, o hacer clic en el botón correspondiente en la Barra de Herramientas.

Añadir una Etiqueta:

Una etiqueta es un control que contiene el texto que queremos visualizar en el formulario. El texto de la etiqueta no proviene de un campo, sino que se introduce por teclado en el control de la etiqueta, es decir que es un texto fijo (se mantiene invariable en cualquier registro del formulario).

1. Seleccionar la herramienta Etiqueta de la Caja de Herramientas
1. Llevar el cursor al lugar donde queremos que aparezca la etiqueta
1. Arrastrar el mismo hasta seleccionar la zona para la misma
1. Escribir el texto correspondiente
1. Al terminar, presionar Enter.

Notas:

• Al terminar de escribir la etiqueta o seleccionado la misma, aparecerán los ajustadores de tamaño a su alrededor. Es posible modificar las dimensiones de un control arrastrando uno a uno los ajustadores de tamaño.
• Es posible modificar la ubicación de la etiqueta arrastrando la misma mientras el cursor tiene forma de mano.
• Mientras tenga seleccionada la etiqueta podrá cambiarle la fuente, tamaño , fondo, líneas, color de bordes, etc. utilizando los botones de la barra de herramientas.

Añadir un Campo:

Cuando necesitamos añadir nuevos datos al campo utilizamos un control dependiente. Un control dependiente está unido al campo específico de la tabla. La forma más fácil de añadir un control dependiente es utilizando la lista de campos.

Una tarea previa a realizar antes de insertar un campo consiste en mover los demás campos ya insertados de manera de hacer sitio ( si es que hace falta) para el nuevo campo a insertar.

1. Pulsar el botón Lista de Campos de la barra de herramientas.

Nota: La lista de campos incluye todos los campos de la tabla en uso. Si la posición de la misma molesta para el trabajo con el formulario podemos moverla hacia otro lugar arrastrándola desde la barra de títulos.

1. Seleccionar de la lista el campo que desee agregar.
1. Arrastre el campo hasta el punto del formulario donde desee colocar el campo (no su etiqueta)
1. Se creará un cuadro de texto donde hemos colocado el campo y una etiqueta a la izquierda del mismo.
1. Si lo desea podrá cambiar el texto de la etiqueta (asociado al campo) por otro que considere conveniente haciendo clic en la misma.

1. Seleccionar la herramienta Cuadro de Texto
2. Arrastre el cursor en el punto del formulario donde desee colocar el campo (no su etiqueta)
3. Se creará un cuadro de texto donde hemos colocado el campo y una etiqueta a la izquierda del mismo.
4. Para asociar dicho cuadro de texto con el campo elegido deberá :

1. Seleccionar el cuadro de texto
2. Hacer clic sobre el mismo con el botón derecho
3. Seleccionar Propiedades
4. En el cuadro Origen de Control, seleccionar el campo deseado.
5. Cerrar la ventana de Propiedades.

1. Podrá cambiar el texto de la etiqueta por el que considere conveniente haciendo clic en la misma.

Alinear los Controles (campos o etiquetas):

Para alinear los controles a medida que se añaden y ajustan podemos utilizar las reglas, la cuadrícula o la orden ajustar a la cuadrícula.

1. Haga clic en la primera etiqueta (no en el cuadro de texto) o al revés
2. Mantenga apretada la tecla Shift (mayús)
3. A continuación haga clic en cada una de las etiquetas restantes
4. Elija en menú Formato
5. Seleccione Alinear
6. Elija la opción deseada (izquierda, derecha, centrar, etc.)
7. Las etiquetas (o cuadros de texto) se alinearán.

Una imagen vale más que mil palabras, perro únicamente si la gente puede verla. En los formularios e informes de Access podemos insertar imágenes, gráficos y otros objetos creados con otras aplicaciones. Por ejemplo, podemos colocar el logotipo de la compañía junto con un gráfico de ventas de la misma. Además podemos almacenar objetos en las tablas de la base de datos y visualizar los objetos de un formulario del mismo modo que el resto de los datos de la tabla.

Definición de OLE

Un objeto OLE es cualquier elemento de información creado con una aplicación para Windows que soporte la incrustación y vinculación de objetos, tal como imágenes, sonidos y gráficos. Podemos almacenar objetos en las tablas como si fueran datos y utilizarlos en formularios e informes.

Al colocar un objeto en un formulario o informe se visualiza un control llamado marco del objeto. Ms Access proporciona dos clases de marcos del objeto :

• Un marco de objeto dependiente, visualiza cualquier objeto almacenado en una tabla de la base de datos (incorporados como campos de la misma)
• Un marco de objeto independiente, visualiza objetos que no dependen de la tabla, no está ligado a campo alguno.

Añadir una imagen independiente a un formulario

Insertaremos una imagen fija en un formulario. La misma no está relacionada con la tabla en particular, como podría ser el logotipo de una empresa.

1. Seleccione la herramienta Marco de Objeto Independiente de la caja de Herramientas
2. Arrastre hacia el lugar donde desee ubicar la imagen
3. Una vez marcada la zona del mismo, o seleccionado el cuadro,
4. Seleccione el menú Insertar
5. Elija la opción Objeto
6. Seleccione la opción Crear desde Archivo
7. Indique el archivo de origen de la misma (puede utilizar la opción examinar)
8. Una vez aceptada la opción visualizará la imagen como parte gráfica del formulario

Añadir una imagen independiente a un formulario

En este apartado debemos tener en cuenta que no insertaremos una imagen en el formulario sino un control que nos permita visualizar las imágenes (objetos) que se encuentren guardadas en la tabla subyacente del formulario.

1. Seleccione la herramienta Marco de Objeto Dependiente de la caja de Herramientas
2. Arrastre el cursor en el punto del formulario donde desee colocar el campo (no su etiqueta)
3. Se creará un cuadro de texto donde hemos colocado el campo y una etiqueta a la izquierda del mismo.
4. Podrá cambiar el texto de la etiqueta por el que considere conveniente haciendo clic en la misma.
5. Ahora sólo falta asociar dicho marco con el campo elegido:

1. Seleccionar el marco de objeto dependiente
2. Hacer clic sobre el mismo con el botón derecho
3. Seleccionar Propiedades
4. En el cuadro Origen de Control, seleccionar el campo que contiene el objeto (tipo de datos OLE).
5. Cerrar la ventana de Propiedades.

Una base de datos mantendrá sus datos precisos y actuales se actualizan los datos de sus campos. Por lo tanto, es importante que se conozcan todas las herramienta capaces de editar, trasladar, copiar, mover y borrar datos de los campos.

Hay que tener en cuenta que siempre que se desee realizar alguna modificación primero se deberá indicar lo que se quiere modificar y luego se realizará la modificación. Recordar también que cualquier información que se corte o se copie se mantendrá en el Portapapeles de Windows.

Microsoft Access posee herramientas que nos permiten encontrar en cualquier momento y en forma prácticamente instantánea la información exacta que se esté buscando entre unos miles de registros.

Microsoft Access posee herramientas que nos permiten encontrar en cualquier momento y en forma rápida la información exacta que se esté buscando entro todos los registros de la tabla. Además podemos visualizar sólo aquellos datos que nos interesen sin prestar atención a los datos irrelevantes.

Búsqueda de un registro

Para búsquedas rápidas utilizaremos la herramienta buscar, la cual nos permite encontrar el registro que contenga una información determinada. Lo primero que debemos determinar es en qué campo de la tabla está la información que disponemos para localizar el registro.

Aparecerá un cuadro como el que se muestra a continuación donde se podrán elegir varias opciones, entre otras: el dato a buscar, en que campo buscar, que tan exacta debe ser la coincidencia, etc.

Una vez establecidas las condiciones de búsqueda, se podrá hacer un clic en el botón Buscar primero (desde el comienzo de la tabla) o Buscar siguiente (desde la posición actual en la tabla)

Si Access no encuentra ningún registro con las condiciones especificadas no lo hará saber a través de un mensaje, en caso contrario el registro actual pasara a ser el registro encontrado.

1. Abrir el formulario correspondiente (o consulta en su defecto)
2. Aparecerá el primer registro de la tabla
3. Ubicarnos en el campo que contiene la información
4. Seleccionar el menú Edición
5. Elegir la opción Buscar
6. Aparecerá el cuadro de diálogo de Buscar un campo. Verifique que el cuadro diga que está buscando en el campo correcto (fila de títulos)
7. Escriba el texto a buscar
8. Haga clic en Buscar primero
9. Si no es el dato que buscamos haga clic en Buscar siguiente hasta que lo localice.

Filtros para localizar un Grupo de Registros

Cuando deseamos visualizar un grupo de registros en particular es útil utilizar filtros para indicar cuáles son los registros que nos interesan. Lo que hacemos cuando creamos un filtro, es indicar criterios que describen el grupo de registros que necesitamos.

1. Abrir el formulario correspondiente (o consulta en su defecto)
2. Aparecerá el primer registro de la tabla
3. Seleccionar el menú Registros
4. Elegir la opción Filtro por Formulario
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de Filtro por formulario.
6. Establezca las condiciones la búsqueda
7. Aquellos criterios que se establezcan en una misma hoja de selección serán tomadas como conjunciones, es decir que deberán cumplirse todas simultáneamente para que un registro sea mostrado en el filtro.
8. Los criterios establecidos en hojas separadas son disyunciones, es decir que puede cumplirse uno u otro (o ambos) para que el registro se visualice.
9. Podrá utilizar tantas fichas "O" como necesite para especificar los criterios
10. Seleccione el menú Filtro
11. Elija la opción Aplicar filtro/orden

Ordenación de los registros

Los datos se ordenan alfabética o numéricamente en forma ascendente ( de la A a la Z) o en forma descendente ( de la Z a la A)

1. Ubicarse en el campo por el cual se quiere ordenar el conjunto de registros
2. Seleccionar el menú Registros
3. Elegir la opción Ordenar
4. Especificar el orden del mismo : Ascendente / Descendente

Un informe visualiza la misma información esencial que vemos cuando imprimimos una tabla o consulta, pero contiene elementos adicionales como encabezados de informe, encabezados de página, pie de página, etc.

Los informes pueden mostrar toda la información de una base de datos o únicamente la información que considere importante. Los informes además pueden mostrar otra información crítica, como subtotales o totales.

Utilizaremos informes a la hora de imprimir los resultados de un trabajo.

Para poder visualizar un informe ya sea para imprimirlo o verificar su distribución debemos abrir el mismo.

1. Suponiendo la Base de Datos abierta
2. Selecciones la ficha Informes
3. Elija el informe que desee visualizar
4. Presione el botón Presentación Preliminar
5. Aparecerá una ventana similar a la presentación preliminar de otras aplicaciones, en la misma podrá: cambiar el tamaño de visualización (zoom), cambiar de página, ver más de una página simultáneamente, etc.

Al imprimir un informe, si no quiere imprimirlo por completo tiene la opción de especificar un rango de páginas y además indicar el número de copias que desea imprimir.

1. Suponiendo el informe abierto
2. Seleccione el menú Archivo
3. Elija la opción Imprimir
4. Especifique las condiciones de impresión

Al igual que sucede con los formularios, la forma más rápida de crear un informe es utilizando los asistentes y luego proceder a modificarlo si es necesario.

1. En la ventana de Base de Datos, seleccionar la ficha Informes
2. Elegir Nuevo
3. Aparecerá un cuadro de diálogo en el cuál deberá indicar la forma de crear el mismo
4. Seleccione Asistente para Informes
5. Elija la tabla o consulta a utilizar en el informe
6. Siga paso a paso las instrucciones y seleccione la distribución, formato, etc.
7. En el cuadro final deberá indicar el nombre al formulario.

Para modificar un informe se procede de manera muy similar a la utilizada en modificación de formularios.

1. En la ventana de Base de Datos, seleccionar la ficha Informes
2. Elegir el informe a modificar
3. Pulsar el botón Diseño
4. Siga los pasos igual que para modificación de controles de Formularios.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.

Éstos son los pasos básicos para diseñar una base de datos:

• Determinar la finalidad de la base de datos.
• Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
• Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
• Identificar los campos con valores exclusivos.
• Determinar las relaciones entre las tablas.
• Precisar el diseño.
• Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.

El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen.

No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

• Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
• No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
• Incluya toda la información que necesite.
• Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.