Deze week heeft Annapa, het 'kantoor op internet', een nieuwe start gemaakt. De agenda heeft aanzienlijk meer gebruiksgemak gekregen en het is - tegen betaling - mogelijk geworden voicemail via het mobieltje te beluisteren. Anna popelt de agenda's te beheren bij multinationals, maar ook de administratie van de postduivenvereniging blijft hartelijk welkom.

Annapa komt met unified messaging: voicemail ook per mobieltje te beluisteren

Internet-kantoor krijgt stem

Door ANDRÉ HORLINGS

(13 januari 2001) ,,We hebben aangetoond dat Annapa een toekomst heeft. We kunnen laten zien wat het 'kantoor op internet' inhoudt en hoe het werkt. Nu is het tijd om commerciële toepassingen in de site te integreren." Dat zegt Gerdo Schepel, algemeen directeur van IntraSites in 's-Hertogenbosch, de 'moeder' van 'Anna, de persoonlijke assistente'. Deze week heeft Annapa feitelijk een nieuwe start gemaakt.

De gebruikers zullen er weinig van hebben gemerkt, want uiterlijk lijkt er weinig veranderd. Maar de wijzigingen zijn aanzienlijk. ,,Er zijn veel verbeteringen doorgevoerd en nieuwe functies toegevoegd, waardoor Annapa nu over meer gebruiksgemak, een grotere groepsfunctionaliteit en een veel flexibeler agenda beschikt dan tot nu toe, zoals een 8-weken-kalender voor een beter overzicht. Ook wordt 'unified messaging' aangeboden, waardoor het mogelijk wordt voice-mails en faxen via e-mail te ontvangen en via het mobieltje te beluisteren. Bovendien wordt Annapa als 'private label' aangeboden, als een bedrijfs-intranet dat via onze computers draait, zonder zorgen over onderhoud en nieuwe software. Om tegemoet te kunnen komen aan de toeloop van gebruikers, de snelheid van de applicaties te verbeteren en de capaciteit te vergroten, zijn we overgeschakeld van Windows NT naar Unix, dat per dag honderdduizenden gebruikers en miljoenen hits aan kan. Eigenlijk zijn we opnieuw begonnen. En dat is nog maar het begin van de vernieuwingen die er op stapel staan.''
Zes maanden geleden ging Annapa van start. Sinds augustus vorig jaar kunnen bedrijven en particulieren gratis een 'kantoor op internet' beginnen. Het is bereikbaar via iedere internet-aansluiting: op het werk, thuis of tijdens de vakantie in het internetcafé. Vogels van zeer verschillende pluimage openden een gemeenschappelijk kantoor: schoolklassen, buurtverenigingen en bijvoorbeeld de organisatie van een familiereünie. Bedrijfseigenaren begonnen een 'intranetje' en voegden daar in de loop van de tijd steeds meer toepassingen aan toe. Intussen maken rond 30.000 deelnemers gebruik van de kantoor-applicaties voor privé- en gemeenschappelijk gebruik, met onder meer een agenda, documentatie, algemene mededelingen en zelfs een ideeënbus.

Agenda

De vernieuwde agenda is de meest in het oog springende wijziging. ,,De meest voorkomende toepassingen, zoals de agenda, e-mail, telefoonnotities en het adressenbestand, zijn met één muisklik bereikbaar'', demonstreert Rob Knechten, directeur van Annapa. ,,De toepassingen werken zo logisch mogelijk met elkaar samen. In feite zoekt de computer tussen alle ingevoerde gegevens juist die informatie die nodig is voor het uitvoeren van een opdracht.''
In een inbox worden alle telefoonnotities, afspraken, uitnodigingen en de actuele presentielijst verzameld. De oude 'afdelingen' zijn veranderd in 'groepen', die in elke willekeurige samenstelling simpel worden geselecteerd uit de gebruikers. De vroegere scheiding tussen 'privé' en 'zakelijk' is vervangen door de mogelijkheid eigen categorieën in te voeren, als 'feestcommissie', 'stafoverleg' of 'commissie onvrede'.
Het kantoor is op verschillende niveaus toegankelijk. 'Beheerders' hebben tot taak het kantoor in te stellen en te onderhouden. 'Gebruikers' hebben toegang tot alle mogelijkheden, maar kunnen de instellingen niet veranderen. Bij iedere toevoeging - een afspraak, een document, een suggestie in de ideeeënbus - kan worden bepaald wie daar toegang toe heeft. Zo komen in de kantooragenda die afspraken terecht die van persoonlijk belang zijn (afspraak met Jansen) én waarvan het nuttig is ervan te weten (afspraak medewerker Pietersen met Karelse), maar Pietersen kan zijn privé-agenda uitsluitend persoonlijk bekijken en wijzigen.

Webmail

E-mail kan worden gestuurd of ontvangen via een eigen Annapa-e-mailadres, dat automatisch kan worden doorgestuurd naar het eigen e-mailaccount.
De standaard toepassingen van Annapa blijven gratis beschikbaar, ongeacht de grootte van het kantoor. Voor iedere gebruiker staat 5 megabytes opslagruimte ter beschikking. Een betaald abonnement (ƒ 100 per persoon, excl. btw) biedt echter meer mogelijkheden, zoals unified messaging en 20 MB opslag (zie kader). Eventueel kan het kantoor een selectie maken van 'betalende' medewerkers.

Anna leest straks voor wat in de agenda staat

Een nieuwe dienst van Annapa, voor betalende abonnees, is 'unified messaging'. Daarmee is mogelijk om gesproken berichten en faxen per e-mail te ontvangen. Daarvoor wordt een persoonlijk telefoonnummer ter beschikking gesteld, dat gebruikt kan worden om de mail te versturen. Wanneer de toepassing een succes blijkt zal het visitekaartje, naast recente toevoegingen als de mobiele telefoon en het e-mailadres, weer verder moeten worden uitgebreid.

Een voicemail wordt omgezet in een WAV-bestand; een fax 'vertaald' in een afbeelding (TIFF). Ze kunnen worden geopend door er op te klikken. Bovendien kunnen ze worden doorgestuurd en opgeslagen in bijvoorbeeld persoonlijke e-mailfolders. Als de 'eigenaar' zijn nummer belt meldt Anna of er berichten zijn, die eventueel meteen kunnen worden beluisterd.
'Unified messaging' is geen volstrekt nieuwe toepassing. Een bedrijf als XOIP specialiseerde zich al eerder in het ontvangen van voicemail en faxen en het verzenden van een SMSje bij de ontvangst van e-mail. Bij Annapa worden die diensten echter geïntegreerd binnen de toepassingen van het hele 'kantoor op internet'.
In de nabije toekomst komt daar een nieuwsvoorziening bij met actualiteiten en beurskoersen, mogelijkheden om virtueel te winkelen en 'voice browsing', waarbij Anna spraakgestuurd wordt, voorleest wat er in de agenda staat en ook geschreven e-mails via het mobieltje kunnen worden beluisterd.

'Veiligheid zo groot mogelijk'

Nauwelijks had Annapa vorig jaar door middel van een gelikte reclame-campage een enorme aandacht getrokken, toen het systeem niet geheel waterdicht bleek te zijn. Door middel van het intikken van een willekeurig nummer bleek het mogelijk een beperkt aantal gegevens - bedrijfsnaam, identiteit, telefoonnummer en e-mailadres - van de bijbehorende gebruiker op te roepen.. Hoewel het lek volgens IntraSites snel werd verholpen en afdoende afgedicht, bezorgde het incident Annapa negatieve publiciteit. Een onderneming die het op zich neemt de 'kantoren' van klanten te onderhouden kan zich nu eenmaal geen lekken veroorloven.

In de vernieuwde samenstelling heeft 'veiligheid' volgens algemeen directeur Gerdo Schepel hoge prioriteit gekregen. ,,We hebben er alles aan gedaan om de veiligheid zo groot mogelijk te maken." Annapa wordt beveiligd met de nieuwste technologieën op het gebied van firewalls, de 'muren' die het netwerk beschermen tegen gevaren van buitenaf, en virtual private networks, die communicatie- en datanetwerken met elkaar verbinden. Inloggen is mogelijk via het Secure Socket Layers-protocol (SSL), dat de communicatie beveiligt tegen 'afluisteren'. Bovendien worden alle gegevens en documenten in Annapa versleuteld, en zijn ze uitsluitend bereikbaar door de combinatie van kantoornaam, gebruikersnaam en wachtwoord. Beveiligingsexperts, vaak oud-hackers die de zwakke plekken kennen, hebben de systemen uitgebreid beproefd.
Toch blijven de gebruikers volgens Schepel zelf verantwoordelijk. ,,Het verdient altijd aanbeveling om belangrijke documenten extra te versleutelen.

Gezamenlijke agenda vereenvoudigt projecten

Stel: er komt een fusie tussen bedrijf A en bedrijf B. Om de synergie-voordelen uit te buiten zullen verschillende bedrijfsonderdelen worden samengevoegd. Afgevaardigden uit beide ondernemingen gaan in verschillende werkgroepen langdurig met elkaar in discussie om de nieuwe organisatie op poten te krijgen. De afgevaardigden in de verschillende werkgroepen moeten voortdurend hun agenda's trekken. Bovendien komt tussen de beide kantoren een intensief verkeer van post, e-mails en documenten op gang, want de bedrijven hebben allebei hun eigen intranet, en de gegevens zijn vooralsnog niet uitwisselbaar.

Dat kost tijd. Er raken gemakkelijk documenten zoek. Of ze komen op verkeerde bureaus terecht. Het wordt anders wanneer de projectgroepen een gezamenlijk kantoor openen bij Annapa. De deelnemers hebben dan de beschikking over een intranet dat op iedere internetcomputer toegankelijk is: thuis, op het werk of 'waar ook ter wereld'. Afdelingen, werkgroepen en ad hoc-gezelschappen kunnen er, dwars door de organisatiegrenzen heen, hun eigen agenda, actiepunten, nieuws, adresboek of relevante documenten bijhouden of informatie van of voor alle mogelijke groepen selecteren, bewerken of aanvullen. Bij iedere toevoeging kan worden bepaald wie daar toegang toe mag hebben, zodat bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie van een lid van de Ondernemingsraad niet terecht kan komen bij de werkgroep kantoormeubilair.binnen twee maanden worden opgeroepen. Alle gegevens zijn simpel te wijzigen.
Zie ook: Anna(pa) heeft al 18.000 'bazen' (5 augustus 2000)

© André Horlings (WUGO)

Terug naar Dutch Courage's Publicaties

Dutch Courage's Sites:
Live!: WORLD WEBCAM MONITOR Hundreds of webcams LIVE!
International: Index | Reference | 'Stop de persen' | History | Life | World | Year 2000 | Predictions | Internet
Nederlands: Nederland | Publicaties | Arnhem Spookstad (Boek)
Weblog: Dutch Courage's Curiousities
Special: Splashdown of MIR | Eclips '99

Zoek naar méér bij DUTCHCOURAGE:
PicoSearch


visitors (Statistics since June 2000) | horlings@chello.nl

View My Guestbook Sign My Guestbook
(Please tell from what site you came)
See who's visiting this page. View Page Stats
See who's visiting this page.

DUTCH COURAGE IS A OF

See GeoCities | Build your OWN website


1