Trucos para Microsoft Word 2000

Microsoft Office se ha convertido en la suite ofimática más famosa y más utilizada del mundo. Orientada hacia el sector SOHO (Pequeña y mediana oficina y Usuarios domésticos), cada nueva versión se convierte inexorablemente en el estándar del uso ofimático. En su última versión, Office 2000, ofrece prácticamente todos los servicios que demanda el usuario medio, para conseguir un uso verdaderamente eficaz de los ocho programas que componen el paquete, se puede hacer acopio de una serie de 'trucos' que permitan mayor comodidad y den mayor robustez a nuestras tareas.

Microsoft Word es, hoy por hoy, el procesador de texto más utilizado a nivel mundial. Las posibilidades de esta aplicación son casi innumerables y su manejo resulta cada vez más sencillo e intuitivo.

En su última versión se ha mejorado su integración con Internet, mediante el uso de varias plantillas que permiten crear una -sencilla- página web, al tiempo que se han incorporado una serie de mejoras internas, dedicadas a facilitar el uso continuo de la aplicación.

En este sentido, las órdenes autoajustables constituyen una de las novedades más notables desde un primer momento. La intención de los desarrolladores de Microsoft consiste en mostrar las órdenes o comandos más usados por el usuario, ajustándolas de modo que sean más visibles para éste. Sin embargo, en ocasiones será preferible tener ciertos comandos a la vista. Para personalizar este aspecto, debemos seguir los siguientes pasos: en el menú Herramientas, iremos a la opción Personalizar y entraremos en Opciones.

Ahora tendremos accesibles varias alternativas. Se pueden desactivar las mencionadas órdenes autoajustables desmarcando la opción Mostrar en los menús primero los comandos usados recientemente. Asimismo, podremos configurar las barras Formato y Estándar, para que las barras de herramientas ocupen una o dos filas, o personalizarlas. Para ello habrá que entrar en Comandos y elegir los que queremos que se muestren, aparecerán varias categorías y los comandos disponibles. Eligiendo los que queramos, manteniendo pulsado el botón izquierdo y moviéndolos a las barras.

Una vez elegidos los que queremos mostrar podremos colocarlos a nuestro gusto dentro de las barras. Para ello, nada tan sencillo como mantener pulsada la tecla ALT, hacer un click con el botón izquierdo del ratón sobre el icono elegido y moverlo donde queramos. Para eliminar el botón repetiremos la operación arrastrándolo fuera de la barra.

A fin de obtener mayor velocidad a la hora de realizar ciertas tareas existen una serie de 'atajos' de teclado que nos permitirán copiar, pegar, o guardar el documento sin necesidad de acceder a la barra de tareas o usar el ratón. Como reglas generales, hay que saber además que una doble pulsación del botón izquierdo del ratón permite seleccionar la palabra entera sobre la que hagamos el click. Si mantenemos pulsada la tecla MAY y nos movemos con los cursores del teclado iremos seleccionando la parte del documento que deseemos, y que pulsando la tecla ALT situaremos el cursor sobre los menús desplegables. Así, ALT+A abre el menú Archivo, ALT + E, el menú Edición, etc. Es decir, ALT + la primera letra del menú lo abre. El resto de los citados 'atajos' es este:

Tarea	Combinación de teclas
Repetir la última acción	F4
Buscar y reemplazar	CTRL+B
Borrar una palabra	CTRL+BACKSPACE
Convertir mayúsculas	SHIFT+F3
Ir a...	CTRL+I
Ir al principio del documento	CTRL+HOME
Ir al final del documento	CTRL+END
Seleccionar desde el principio del documento	CTRL+SHIFT+HOME
Seleccionar desde el final del documento	CTRL+SHIFT+END
Seleccionar todo	CTRL+E
Ortografía del documento	F7
Abrir diccionario de sinónimos	SHIFT+F7
Estilo cursiva	CTRL+K
Estilo negrita	CTRL+N
Estilo subrayado	CTRL+S
Abrir documento	CTRL+A
Guardar cómo	CTRL+G
Imprimir	CTRL+P
Copiar	CTRL+C
Pegar	CTRL+V
Deshacer	CTRL+Z

Si queremos aún más control o simplemente no recordamos los citados atajos, la manera más sencilla es personalizarlos. En el menú Herramientas, seleccionaremos la opción Personalizar, dentro encontraremos una sección llamada Teclado. Una vez dentro, habrá que pinchar en el comando que se vaya a usar y en la casilla Nueva Tecla de de Método Abreviado, sin olvidar que debemos salvar nuestra configuración al término de ésta.

Para los teclados que no muestren el símbolo del euro, nada más sencillo para incluirlo en nuestros documentos que pulsar la siguiente combinación de teclas: CTRL + ALT + E. Aunque hay que tener en cuenta que sólo se visualizará usando como fuentes, Courier, Arial y Times New Roman, aunque podremos actualizar otro tipo de fuentes desde un enlace en la página web de Microsoft.

Para cerrar o salvar todos los documentos al mismo tiempo, lo que hay que hacer es mantener pulsada la tecla MAY al abrir el menú Archivo. En ese caso aparecerán dos nuevas opciones: Cerrar Todo y Salvar Todo, seleccionándolas cerraremos o salvaremos todos los documentos en uso.

Un problema que se puede presentar al escribir documentos que tengan que tener la fecha diaria, como informes diarios o cartas, es mantener la fecha al día. Para realizar esta operación de forma sencilla, la mejor opción es acudir al menú Insertar y seleccionar Fecha y Hora. Una vez abierto el nuevo menú, elegiremos el formato que mejor nos parezca y seleccionaremos la casilla Actualizar automáticamente.

Cuando estemos realizando un documento extenso en el que usemos varios ficheros 'intermedios', de prueba o preliminares, la mejor manera de no recargar nuestro disco duro de un sinfín de archivos inútiles una vez acabado el trabajo será usar el comando Versiones. Éste se encuentra dentro del menú Archivo. Una vez seleccionado podremos realizar varias 'capturas' de nuestro documento a lo largo del tiempo. Si el tamaño de nuestro fichero se hace muy grande, podemos borrar parte de estas versiones previas, abriendo de nuevo el archivo y entrando en Versiones, mantendremos pulsada la tecla CTRL para seleccionar de una en una las versiones, o MAY para seleccionar varias y borraremos las deseadas con la tecla SUPR.

Para realizar un cambio múltiple de tipos o atributos de letra, tendremos dos opciones. O bien seleccionaremos el texto del que queramos extraer sus características y usaremos el comando Formato Rápido, o bien podremos cambiar dichos parámetros de forma automática. Para ello, bastará con entrar en el menú Edición, y dentro de él, Reemplazar. Abrimos la pestaña Más y la opción Fuente, donde aparecerán todos los atributos que deseemos. Seleccionamos los deseados y repetiremos la operación en la casilla Reemplazar con. Una vez hecho esto, habrá que elegir Reemplazar todos y la operación se realizará automáticamente.

Para que Word 2000 no parta expresiones como "Señor Pérez" o "17 de mayo", las palabras pueden separarse mediante un espacio en blanco especial utilizando la combinación CTRL + MAYS + Barra de espacio.

Para aumentar o disminuir rápidamente el tamaño del texto, deberemos seleccionar el texto que deseamos modificar o simplemente situar el cursor dentro de la palabra a modificar. Para aumentar el tamaño de la letra pulsaremos las teclas CTRL + MAY + > y para disminuirla utilizaremos la combinación CTRL + <.

Las macros son una serie de comandos perfectamente programables por el usuario que permiten a éste realizar una serie de tareas de forma totalmente automática. La manera más sencilla de definir nuestras propias macros es grabarlas nosotros mismos. Lo primero que tenemos que tener en cuenta en la creación de macros es saber de antemano lo que vamos a hacer, ya que la opción Grabar Macros de Word 2000 registrará todas las pulsaciones o comandos que hagamos una vez iniciado el comando.

En el menú Herramientas, seleccionaremos la opción Macro, y dentro de ésta, Grabar nueva macro. Aparecerá una nueva ventana. En la opción Nombre de macro: escribiremos el nombre que deseemos. A continuación pulsaremos sobre el botón: Teclado, para así poder asignar una combinación de teclas a la macro. En la nueva ventana que aparecerá a continuación indicaremos en la opción Guardar cambios en: el nombre del documento en el que estemos trabajando. Tras ello, en la opción Nueva tecla de modo abreviado pulsaremos la combinación de teclas deseada para que al pulsarla se ponga en funcionamiento la macro, usaremos combinaciones como ALT +1 o CTRL+ALT+1 o cualquier otra. Por último, pulsaremos Cerrar para iniciar la grabación de la macro.

Una vez grabado, debemos realizar las acciones que tengamos en mente: buscar tales palabras y reemplazarlas por cuales, copiar un párrafo y pegarlo en otra línea, seleccionar una palabra y cambiar los atributos, etc. Una vez concluidas las acciones, detendremos la grabación de la macro utilizando el botón Detener en el cuadro que aparece al iniciarse la grabación.

Una vez completado este paso, tan sólo debemos pulsar la combinación de teclas que antes hemos asignado para que la macro se ponga en funcionamiento y realice a cada pulsación de teclas las tareas que le hayamos asignado. Cabe destacar que la macro también puede ser guardada para todos los documentos, simplemente en el paso de Guardar cambios en: debemos guardar en la plantilla normal o en la que usemos normalmente.

En esta versión de Microsoft Word se ha incluido un nuevo portapapeles que almacena un total de 12 textos, imágenes o tablas diferentes. Si pulsamos la combinación de teclas CTRL + C dos veces aparecerá esta nueva aplicación. En ella aparecerán los últimos objetos copiados. Pulsando dos veces sobre uno de ellos podremos pegarlo en el documento elegido, mientras que también podremos pegar todos seleccionando la opción Pegar Todos en el menú.

También la gestión de tablas se ha mejorado, incluyendo la opción Dibujar Tablas a Mano Alzada. Para usar esta herramienta entraremos en el menú Tabla y dentro de él en Dibujar Tabla. Una vez seleccionada, 'pintaremos' la tabla con una serie de rayas verticales y horizontales a nuestra conveniencia. Si nos equivocamos en esta operación podremos subsanar los fallos con la herramienta Borrador, que aparecerá en el nuevo menú.

Asimismo, también podemos distribuir texto alrededor de las tablas. Para ello, seleccionamos la tabla y con una pulsación del botón derecho del ratón entraremos en Propiedades de Tabla, una vez allí, elegiremos Alrededor en la opción Ajuste de Texto y la alineación que nosotros elijamos. Hay que recordar que para realizar esta operación debemos estar en la opción Diseño de Impresión, a la que podremos acceder desde el menú Ver.

Toda esta serie de 'trucos' son una simple recopilación hecha a través del uso del programa, ya que debemos recordar que a medida que usemos cualquiera de las aplicaciones que componen Microsoft Office 2000, nuestra rapidez y conocimientos aumentarán proporcionalmente a las horas que pasemos utilizándolas.