Outlook
Crear plantillas de correo electrónico
¡Cuántas veces nos vimos en la necesidad de responder el mismo mensaje de correo electrónico varias veces!
Siga los siguientes pasos:
1. Comenzaremos por crear un nuevo e-mail con el contenido que deseemos.
2. Para emplear tablas, será necesario realizarlas en otro programa, como Microsoft FrontPage, y luego copiarlas y pegarlas en el nuevo mensaje.
3. Una vez que terminamos de crear el mensaje, nos dirigimos a [Archivo/Guardar como].
4. En el cuadro de diálogo que aparece, elegimos [Plantilla de Outlook] para la opción [Guardar como tipo].
5. Al hacer clic en [Guardar], guardaremos la plantilla en la carpeta predeterminada de plantillas. En Windows XP, por defecto, es C:\DOCUMENTOS AND SETTINGS\%USUARIO%\DATOS DE PROGRAMA\MICROSOFT\PLANTILLAS.
6. Ahora, para crear un nuevo mensaje, debemos dirigirnos a [Archivo/Nuevo/Elegir Formulario]. En el cuadro de diálogo que aparece encontraremos el menú desplegable [Buscar en]. Seleccionamos [Plantillas del usuario en el sistema de archivos] y aparecerá la plantilla que acabamos de crear.
7. Para crear un acceso rápido a nuestra plantilla, debemos navegar nuestro sistema de archivos desde Outlook (como se explicó en el truco anterior) en busca de la plantilla y arrastrarla hasta la barra de Outlook, en donde se creará un acceso directo.
Una agenda rápida
Outlook es un excelente programa para organizar nuestras actividades y compromisos, ya que cuenta con una agenda y un organizador de tareas, entre otras cosas.
Pero si no lo utilizamos con frecuencia y tenemos que recordar un compromiso muy importante, tenemos una alternativa más rápida y cómoda para tener una agenda sin utilizar Outlook.
Consiste, simplemente, en crear un archivo de texto con la información anotada de los compromisos que tengamos.
Guardamos ese archivo, hacemos clic derecho sobre él y elegimos [Copiar] del menú contextual. Ahora, nos dirigimos a la carpeta [C:\WINDOWS\MENÚ INICIO\PROGRAMAS\INICIO], hacemos clic derecho nuevamente y elegimos [Copiar acceso directo].
Al haber copiado ese acceso directo a la carpeta INICIO, cada vez que arranquemos Windows, se iniciará dicho archivo recordándonos todos nuestros compromisos.
Una manera de que Outlook se inicie solo con cada sesión es hacer un acceso directo al programa y colocarlo en la misma carpeta INICIO.
Hipervínculo a una dirección de correo con Asunto
Este truco sirve para que, cuando incluimos un vínculo en una dirección de correo electrónico, también se incluya el Asunto (Subject) que deseemos. Así, cuando alguien haga clic y se abra su cliente de correo (el programa utilizado para enviar y recibir correo electrónico), aparecerá en la línea del Asunto , el que nosotros habíamos elegido.
Si trabajamos con otro editor de páginas HTML, tenemos que ir a [Propiedades de hipervínculo], a [Insertar hipervínculo] o, directamente, al código HTML. Y en lugar de escribir mailto:wialo@peru.com, tipearemos algo como: mailto:wialo@peru.com?subject="Mi opinión".
Reglas avanzadas con Outlook
Vamos a crear una regla que responda a un mensaje con una determinada plantilla.
Para esto, supondremos que en nuestro sitio web figura una dirección como ventas@... o consultas@...; podemos crear una plantilla para responder a los e-mails que lleguen a través de una cuenta determinada con un mensaje ya hecho.Primero, deberemos crear la plantilla como lo explicamos anteriormente.
Luego nos dirigimos a [Herramientas/Asistente para reglas].
En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionemos [Nueva]. Aparecerá el Asistente para reglas; asegurémonos de elegir la opción [Iniciar desde una regla en blanco] y comencemos con los siguientes pasos:
Seleccionamos [Comprobar los mensajes cuando llegan]. A continuación, hacemos clic en [Siguiente].
Seleccionamos [A través de la cuenta especificada]. Luego, debemos hacer clic en la palabra especificada en el panel inferior y seleccionar la cuenta a la que queremos responder automáticamente.Hacemos clic en [Siguiente].
Elegimos la opción [Responder usando una plantilla determinada]. Ahora hay que hacer clic en [Una plantilla determinada] en el panel inferior y seleccionar la plantilla que deseamos utilizar.
Como se trata (supuestamente) de un mensaje importante, vamos a marcarlo como tal por medio de la opción [Marcarlo como importancia]. Hacemos clic en la palabra [Importancia], en el panel inferior, y seleccionemos [Alta].
También configuraremos un mensaje personalizado, el cual se mostrará cada vez que recibamos un e-mail. Seleccionamos [Avisar usando un mensaje determinado]. Hacemos clic en la palabra [Determinado], en el panel inferior, e ingresamos el texto que queremos que nos muestre Outlook cuando llegue un mensaje que cumpla con esa regla.Realizamos un clic en [Siguiente].
Volvamos a hacer clic en [Siguiente], ya que este paso no nos interesa.Finalmente, le damos un nombre a la nueva regla y hacemos clic en [Finalizar].