Trucos para Microsoft Excel 2000

Excel es la potente y conocida hoja de cálculo incluida en la suite Office 2000. Integración con Internet, informes de gráfico dinámico, e inclusión del euro como divisa son algunas de las novedades de esta última versión.

Excel 2000 ofrece prácticamente todos los servicios que demanda el usuario medio. Llevar la contabilidad, realizar informes, estadísticas y gráficos son tareas cada vez más simples en cada nueva versión del programa. Los completos asistentes y el mejorado entorno gráfico posibilitan un uso casi intuitivo.

Sin embargo, para conseguir una utilización verdaderamente eficaz se puede hacer acopio de una serie de 'trucos' que permitan mayor comodidad y den mayor robustez a nuestras tareas.

 

Atajos de teclado

La forma más sencilla de trabajar con Excel 2000 es mediante el uso de los llamados 'atajos de teclado', en detrimento de un uso exclusivo del ratón. La lista completa de los mismos es:  

Tarea	Combinación de teclas
Ocultar fila	CTRL+ MAYUS + 8
Recuperar fila	CTRL + 0
Ocultar columna	CTRL.+ MAY + 9
Recuperar columna	MAYUS + F11
Insertar nueva hoja	F11
Insertar fecha	CTRL + ;
Insertar hora	CTRL + :
Repetir la última acción	F4
Repetir el contenido de la celda superior	CTRL + '
Repetir el contenido de la celda de la izquierda	CTRL + D
Formato negrita	CTRL + N
Formato subrayado	CTRL + S
Formato cursiva	CTRL + K
Formato tachado	CTRL + 9
Abrir documento	CTRL+A
Guardar cómo	CTRL+G
Imprimir	CTRL+P
Copiar	CTRL+C
Pegar	CTRL+V
Deshacer	CTRL+Z
Moverse entre los libros (a la izquierda)	CTRL+ RE PAG
Moverse entre los libros (a la derecha)	CTRL+ AV PAG

 

Uso de fechas de cuatro cifras

Con la llegada del nuevo milenio, el método de trabajo basado en fechas de dos cifras pierde su significado. Ante esto, Excel 2000 ofrece un nuevo sistema de cuatro dígitos. Para hacer uso de esta nueva opción, tan sólo debemos acceder al menú Formato y dentro de éste a Celdas. En la solapa Número seleccionaremos la opción Fecha de la lista deslizante y, dentro de ésta, elegiremos el formato que muestre el año con cuatro números.

 

Paleta de color de 16 millones de colores

Al contrario que en las anteriores versiones de la aplicación, Excel 2000 permite trabajar con paletas de color de más de 256 colores, aumentando con ello la vistosidad de nuestros trabajos. Para ello habremos de entrar en el menú Herramientas, elegir Opciones y entrar en la solapa Color. Una vez dentro de este menú podremos cambiar el color que deseemos, simplemente eligiendo éste y entrando en la opción Modificar Color, donde podremos seleccionar uno nuevo o crear uno propio en la solapa Personalizado.

 

Personalizar celdas

Uno de los métodos de trabajo más eficaces a la hora de trabajar con Excel 2000 consiste en resaltar las celdas que contengan determinadas condiciones a fin de mejorar la visualización de datos. Esta operación puede ser realizada mediante el uso del Formato Condicional. En el menú Formato elegiremos Formato Condicional, dentro de éste elegiremos la condición deseada (por ejemplo, cifras de más de cuatro dígitos, o las comprendidas entre dos cantidades), posteriormente elegiremos en Formato los colores, bordes, etc., que tendrán las celdas que entren dentro de este criterio.

 

Recuperar documentos dañados

Hay una forma de recuperar parte o toda la información almacenada en un archivo dañado: Abrirlo y guardarlo en formato "SYLK", a continuación guardarlo y abrirlo de nuevo. Con un poco de suerte -no es efectivo al 100%- se recuperará, al menos, una parte de nuestro trabajo.

 

Créditos de los programadores y demás secretos

Algunos usuarios que hayan utilizado las anteriores versiones -95 y 97- de Excel ya conocerán que el equipo de desarrollo del programa suele dejar su 'firma', conocida como el 'Salón de las almas torturadas'. En Excel 2000 también han dejado su impronta en forma de listado. Para hacer aparecer el elenco de programadores que han desarrollado la aplicación seguiremos estos pasos.

Abrir Excel 2000, sin escribir nada presionar F5, escribir X2000:L2000, -con lo que apareceremos en la celda 2000-, presionar Enter y luego TAB. Ahora, manteniendo pulsadas las teclas CTRL+ MAY, pincharemos (con el botón izquierdo) en el icono del Asistente para gráficos. La pantalla cambiará a blanco y negro y aparecerá el 'staff' de Excel 2000.

 

Cambiar el tamaño y tipo de la letra inicial

Por defecto, Excel 2000 usa el mismo tipo de letra y tamaño: Arial de 10 puntos. Para modificar estos parámetros de manera que cada vez que creemos una hoja de cálculo y empecemos a trabajar con ella sea posible elegirlos, deberemos acceder al menú Herramientas/Opciones. Una vez dentro escogeremos la ficha de Opciones Generales. A continuación, modificaremos las listas desplegables correspondientes a la fuente estándar. Una vez que hayamos seleccionado nuestro tamaño y tipo de letra, pulsaremos Aceptar para que los cambios sean efectivos.

 

Logotipos en todas las hojas

Para mantener un logotipo específico en todas las páginas impresas hay que introducirlo en la primera fila, accederemos al menú Insertar, en Imagen y eligiendo Desde archivo. Modificaremos el alto de la celda para que quepa en esa fila y, por último, seleccionaremos en el menú Archivo la opción Configurar página, Hoja, Repetir filas en el extremo superior, aquí teclearemos $1:$1 (es la referencia absoluta) y pulsaremos Aceptar.

 

Convertir filas en columnas y viceversa

Para convertir una columna en una fila, evitando tener que mover los datos manualmente, texto por texto, seleccionaremos las celdas que deseamos convertir y copiaremos el contenido de las mismas. Seleccionaremos la celda superior izquierda del área de pegado. Este área debe estar fuera del área de copiado. En el menú Edición, elegiremos Pegado especial y activaremos la casilla de verificación Transponer.

 

Copiar el ancho de columnas

Para copiar el ancho de las columnas de un lugar a otro de forma automática, seleccionaremos un rango de columnas arrastrando una de ellas con el ratón y las copiaremos. Pulsaremos el botón derecho en la columna o rango de columnas donde se quiera copiar el ancho y elegimos Pegado Especial. En la nueva ventana, seleccionamos la opción Ancho de columna. Pulsamos Aceptar. El ancho se copiará al lugar elegido sin cambiar los valores.

 

Gráficos interactivos

Una tarea muy útil consiste en crear una gráfica asociada a una hoja de cálculo y publicarla en Internet o en una intranet para que cualquier persona equipada con un navegador pueda consultarla o actualizarla. Para ello crearemos una gráfica a partir de un rango de celdas con la orden Gráfico del menú Insertar.

Una vez creada, la seleccionaremos y guardaremos con la opción Guardar como Página Web del menú Archivo. En la ventana que se abre, activaremos la opción Selección: Gráfico y Agregar Interactividad. Pincharemos la opción Publicar. En la nueva ventana Publicar como Página Web, activaremos la casilla Abrir la página en el explorador Web, y volvemos a pinchar en Publicar.

 

Estadísticas geográficas

Una de las opciones más espectaculares que presenta Excel 2000 es el uso de mapas geográficos para mostrar estadísticas relacionadas con la población, transportes, etc. Para realizar este tipo de presentaciones el primer paso consistirá en seleccionar el rango de celdas que se quiere mostrar en el mapa. En el menú Insertar, habrá que pinchar en la orden Objeto y elegir Microsoft Map.

Si es necesario, habrá que seleccionar el país o continente de donde procede el mapa. Si únicamente se necesita una comunidad o provincia, ampliar el "zoom" hasta que la zona elegida ocupe todo el espacio. Pulsar el botón derecho sobre el mapa y elegir Elementos. En este momento se pueden agregar las principales ciudades, aeropuertos, etcétera, así como cualquier texto que servirá como base para insertar las gráficas y los datos en el mismo.

 

Crear una tabla dinámica

La creación de una tabla dinámica permite analizar los datos de diferentes formas. En ella se resumen rápidamente el contenido de la hoja de cálculo de manera que se pueda colocar, filtrar, ordenar o agrupar. Para crearla deberemos seleccionar cualquier parte de la hoja y pulsar en la opción Datos/Informe de tablas y datos dinámicos. A continuación, seleccionaremos Lista o base datos de Microsoft Excel y pulsaremos en el botón Siguiente.

En la pantalla que aparece seguidamente comprobaremos que el rango de los datos es el acertado o lo modificaremos en caso de no ser el correcto, para volver a pulsar Siguiente. Por último, colocaremos los campos en las áreas Fila, Columna y Datos, especificaremos dónde se colocará la tabla dinámica y pulsaremos en Finalizar.

 

Protección de datos

Excel 2000 dispone de posibilidades de protección de la estructura de un libro para que las hojas de éste no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni sea posible insertar nuevas hojas o modificar el tamaño de las ventanas. Esta protección se puede realizar sobre una hoja o sobre el libro completo. En este último caso entraremos en el menú Herramientas, y elegiremos Proteger. Aparecerán entonces las alternativas. Proteger libro/Hoja. Allí elegiremos la opción más adecuada.

En la pantalla que aparece a continuación pulsaremos en los parámetros de Protección Estructura, activado por defecto y que evita la vulnerabilidad de la estructura del libro, y en Ventanas, que afecta a la seguridad del tamaño de las mismas. Existe un último cuadro de texto para incluir una contraseña opcional, algo aconsejable por motivos lógicos de seguridad. Para completar el proceso pulsaremos en el botón Aceptar.