ADMINISTRACION EFECTIVA DEL TIEMPO
El tiempo, uno de los mayores recursos de que disponemos suele tener una gran influencia en la Productividad de la organización.
Productividad es lograr mas y mejores resultaddos con los mismos recursos disponibles y en el menor tiempo disponible.
Un recurso altamente complejo de administrar; sin embargo, quien logre encontrar la forma eficiente de hacerlo tendrá una herramienta que facilitara el éxito del los retos que se emprenda.
Todos tienen la misma cantidad de tiempo, todos dispones de 24 horas, o de 1440 minutos al dia, pero algunas personas que saben administrar el recurso tienen mas tiempo para desarrollar mas actividades que otras personas.
Tiempo que no empleamos es tiempo que no volvera, tiempo que se desperdicia, siempre la misma ley sin importar si la empresa es grande o pequena, si quien toma la decision es un alto funcionario o un obrero, si es joven o viejo, etc. siempre el mismo
recurso limitado, la esencia de la vida y que debe ser administrdo con criterios de competitividad.
Podemos hablar del tiempo por categorias, una es aquel tiempo sobre el cual tenemos absoluto control o disposicion y otra es la categoria del tiempo en el cual debemos dar respuesta, coordinar o corresponder a otros elementos y estimulos del entorno.
Se estima que el tiempo sobre el cual podemos tener absoluto gobierno, es aproximadanmente un 25% del total disponible, pero ademas este tiempo no esta siempre junto ya que esta suhjeto a interupciones, distracciones, de forma que cuando queemos aplicarlo percibimos que disponemos de menos tiempo propio.
Lo ideal es que toda persona pueda emplear por lo menos una hora para pensar y planificar su trabajo, pero ello no siempre es posible debido a que siempres estan las interrupciones propias de la rutina o emergencias o imprevistos, con lo cual no logramos tener un empleo eficiente del mismo.
RAZONES PARA EL DERROCHE DE TIEMPO
1. Preferir hacer lo mas agradable
Bastante comun que busquemos aquello en lo que nos sentimos más comodos. Un ejemplo es el vendedor que prefiere visitar un Cliente muy amable y conversador que aunque no le compre le hace pasar por lo menos un rato bonito, a diferencia de ese cliente de rostro adusto, dificil y de pocos amigos, al cual hay que prestar mucha mas atebcion, hacer mas esfuerzo pero que cuando compra lo hace en forma bastante mas significativa.
2. Resolver lo que paraece mas fácil
Una frecuente inclinacion de quien tiene muchas tareas a resolver y que en forma natural piensa "Quitq primero las plumas y quedate luego con la carne". limpia el escritorio de pequenos detalles y vas a tener una mejor vision patra resolver lo mas grueso.
Pero esto es perder el tiempo de forma muy similar al fondista que consulta su cronometro a cada instante mas que tratar de cubrir la carrera en el menor tiempo posible.
3. Encontrar justificaciones logicas
Hallar una justificacion muy racional sobre el porque no se hizo el trabajo oportunamente. Aparentemente eso nos deja tranquilos sobre la verdadera razon de no haber efectuado un trabajo en su momento.
4. Ser Perfeccionista
Sustentado en el tema de "Lo hago excelente o no lo hago", pero lo perfecto suele ser enemigo de lo que es bueno.
De lo que se trata es de no ser mediocre pero tampoco dejar de hacer las cosas porque no siempre estan perfectas.
5. Falta de Compromiso
Sintiendo u falso orgullo y autosuficiencia, no creen necesario demostrarle nada a nadie y no buscan comprometerse en forma decidida para llevar a cabo determinada actividad.
6. Programar fechas especiales
Es decir desplazar tareas para efectuarlas el primer lunes del mes que tenga fecha 7. Fechas caprichozas o al azar.
7. Celebra el éxito antes de cumplir con el trabajo
Una situacion que reduce la motivacion necesria para efectuar el trabajo.
8. Ausencia de Planificación
El no saber realmente que hacer producto de no definir los objetivos claramente, tampoco construir prioridades de las tareas por efectuar, ni plazos para saber cuando actuar, son los problemas basicos de una falta de planificacion.
Gran parte de las labores del ejecutivo estan centradas a "apagar incendios" sin hacer un esfuerzo por prevenir.
El valor que se le da al presente y a la improvisacion refuerzan esta conducta, producto de que en eel tiempo se ha tenido relativo exito sin hacer el trabajo de proyeccion.
La diferencia entre el exito y el fracaso, radica en lo que se piensa, en como se planea y como se actua, es decir ejecutar lo que se ha planeado.
El tiempo de ejecución de una actividad, puede ser reducida siempre que se invierta un tiempo preciso en planear.
Todo Plan debe ser ejecutado ya que para ser Productivos hay que ser hacedores, pero la garantia de menores fallas y riesgos esta en la forma como se planea.
9. No ser Consciente del Tiempo disponible
Por lo general y dentro de determinadas consideraciones, si destinamos dos horas para realizar una actividad es claro que terminaremos en dos horas y si hemos definido una hora tambien tenemos la posibilidad de terminar en una hora.
Lograr objetivos grandes y duraderos requiere tiempo y la base de toda organización son los planes.
10. Incumplimiento por parte de los demás
Cuando se trabaja con un grupo de personas y cada uno tiene una responsabilidad que no cubre adecuadamente, y en otras oportunidades no se presenten a tiempo a la hora programada.
Muy comun hallar personas que consideran no necesario el respeto por el tiempo de los demas, simplemente llegan tarde de acuerdo a como ellos lo efectuaran.
11. Interrupciones, Telefono y Visitas no Programadas
Si bien es cierto contestar todas las llamadas es importante, tambien es importante el no ser interumpido todo el tiempo.
Muchos ejecutivos a pesar de tener una secretaria tienen la costumbre de ellos tomar la llamada para ellos solucionar directamente el problema, con lo cual en caso de estar en una reunion lo que hacen es dilatarla y tambien no repetar el tiempo de las personas que participan con el.
La idea del gerente de "Puertas Abiertas" supone que la persona que quiera hablarle puede hacerlo en cualquier
momento. Algo no siempre real ya que existe mucho gerente que trabaja con la puerta abierta pero son inaccesibles.
12. Reuniones extremadamente largas
Por cada reunion debe conocerse el objetivo, la agenda, comenzar y terminar a la hora senalada.
Las personas deben entender que no es ir a trabajar a la reunion ya que esa es una fase previa, en la reunión lo que se busca es fijar directivas y tomar decisiones.
13. Delegar inadecuadamente
Se pierde mucho tiempo con los gerentes "orquesta", aquel que considera que nadie es capaz de resolver el problema y de esa forma lo unico que hace es reforzas la actitud de sus subalternos para llevarle problemas y no soluciones.
14. la Rutina, lo urgente y lo importante
La ctitud muy desarrollada en el ser humano, el pensar que todos los dias amanece igual, desarrollando la misma forma de hacer las cosas anio tras anio.
Una atrofia de percepciones que dejan pasar oportunidades al pensar que las oportunidades son iguales a las de años anteriores.
Aqui es donde es necesario diferencia entre lo Urgente y lo Importante, pero en la mayopria de casos lo importante no siempre resulya urgente.
El principio de la Administracin por excepción recomienda delegar lo urgente y de rutina en funcionarios competentes y por otro lado el gerente es quuien debe asumir efectuar las tareas mas importantes.
15. Falta de priorización
El no evaluar y priorizar los problemas, concluye en la perdida de tiempo.
La ley de Pareto puede ayudar, es decir del 100 por ciento de tareas por resolver, solo el 20 porciento tiene una alta de casi un 80 porciento en mi prioridad, el resto puede ser delegado.
Lo importante de delegar es hacer un oportuno seguimiento.
TECNICAS PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO
1. Tenga Objetivos
En lo posible tener un plan escrito por día, mes, año y también el Plan de Vida. Todos estos objetivos deben ser revisados periodicamente.
Muchos personajes confian en su memoria, pero lo que mejores resultados ha dado sin excepción es preparar diariamente la lista de actividades del día y completarlas una a una en forma muy rigurosa. Al término del día romperla y preparar la lista para el dia siguiente, considerando lo que quedo pendiente.
2. Contar con el compromiso del personal
Si el personal no participa de la necesidad de lograr una mayor productividad, nada de lo que se haga tendrá resultados, ellos deben estar conscientes y motivados a tratar de acortar tiempos y a no perderlo en actividades superfluas.
La motivacion y liderazgo son mas necesarias que nunca, la actitud de trabajo en equipo, la actitud de no desperdiciar recursos de la empresa, etc.
3. Saber delegar adecuadamente
Al delegar nos olvidaremos de la constante queja de que falta tiempo.
Sin embargo delegar tambien tiene sus detalles, hacerlo significa identificar al personal que puede ser tan capaz como uno para resolver el problema.
El delegar exoige hacerlo con propiedad, dando las instrucciones claras y brindando la autoridad que sea necesaria, ya que de otra forma no solo se despilfarra el tiempo sino que por lo general nos ocasiona otros problemas adicionales.
Una de las responsabilidades basicas de toda jefatura es enseniarle a sus subalterno a trabajar adecuadamente.
4. Resolver las tareas en forma inmediata
Lo importante es no dejar para maniana lo que puede resolverse hoy, tampoco significa que debamos hacerlo todo, tambien se puede delegar.
Recibir, tramitar, aprobar, negar, y devolver un documento para solicitar mas informacion son actividades parte de la rutina diaria, lo que es necesario evitar es encarpetarlo y dejarlo para despues ya que generalmente cuando decidamos hacerlo se habra perdido un tiempo preciosos.
5. Cuidar el tiempo optimo
Es aquel tiempo en que el funcionario esta mas dispuesto a la creatividad e inclinado a resolver problemas en forma bastante rapida.
Toda persona tiene su propio momento se de mañana, tarde o noche, pero en ese caso debe conocer bien como reacciona para encargar adecuadamente su labor sin recargarla y sin estar expuesto a la rutina o interrupciones.
6. Empleo de espacios cortos de tiempo
Los tiempos de espera, una cita, una llamada telefónica, el transito, etc., resultan un mal necesario, son inevitables y como tal hay que tomarlos.
Lo importante es no hacer higado, ni tampoco molestar a nadie ya que eso es perder tiempo,
lo que debe buscar es hacer productivo el tiempo inesperado, es decir revise su agenda de visitas, o pìense en un problema que esta por resolver.
En todo caso, usted debe estar consciente que no importa cuantas teorias o tecnicas se usen para optimizar el tiempo, lo mas importante esta dentro de cada persona, es decir cual es su actitud frente a los problemas y como es que pretende usar su tiempo.
Recuerde resulta muy facil dejarse llevar por la corriente y esperar un golpe de suerte para que todo salga bien, pero esto no es una buena receta si quiere lograr exitos.