Criando Documentos Longos no MS-Word: 19/01/98

Não há ferramentas mais fáceis e poderosas para criar documentos com excelente apresentação que os modernos processadores de texto. Entretanto a maioria dos usuário utiliza estes softwares apenas para criar pequenos textos, e encontram grandes dificuldades para criar documentos longos com boa organização e apresentação. O conhecimento de algumas dicas simples, podem reduzir muito o trabalho necessário na preparação desses documentos, e melhorar consideravelmente sua qualidade.

Nota: Embora as dicas e caixas de diálogo apresentados nesta página se adequem mais perfeitamente ao MS-Word 95, usuários de outros produtos e versões podem utilizar os mesmos conceitos, com alguma adaptação.

Antes de começar a escrever, é importante que as informações sejam bem organizadas e ordenadas. Isso evita problemas futuros com a movimentação de blocos de texto. Se deixar você mais à vontade, anote num papel os principais pontos.

Com informações organizadas, você pode começar a escrever. Uma boa forma de iniciar é utilizar o Modo de Tópicos do MS-Word. Você pode alternar para ele através do terceiro botão à esquerda, na parte inferior da janela do Word, ou pelo menu Exibir, Modo de Tópicos.
No Modo de Tópicos, coloque apenas os tópicos principais do texto (como cabeçalhos de seções). Todo texto digitado é inicialmente inserido como tópico de maior nível. Você pode rebaixar um tópico para subtítulo através do botão Rebaixar nível do tópico.

A característica mais marcante de textos longos é que os diversos elementos de formatação (como a apresentação de um tópico ou sub- tópico) se repetem diversas vezes. Assim, ao invés de formatar cada tópico (com características como fonte, alinhamento, espaçamento entre parágrafos, etc) é mais fácil e confiável criar um estilo de formatação, incluindo todas essas características. Depois, basta aplicar este estilo a todos os parágrafos desejados, sem correr o risco de esquecer algum detalhe.
Quando você insere texto no modo de tópicos, o Word aplica o estilo Título 1 aos tópicos principais, Título 2 aos tópicos rebaixados em um nível e assim por diante. Se você quiser, pode alterar estes estilos através da opção Fomatar, Estilo. Para isso, após ativar estas opções, basta selecionar o estilo (veja figuras abaixo) que se quer alterar e clicar Modificar. A partir daí, basta clicar nas opções correspondentes a formatação de caracter, parágrafo, etc... Além disso, a todo texto de corpo digitado é atribuido o estilo Normal. Você pode também alterar este estilo para ajustá-lo às suas necessidades. Mas as opções não param por aí! Você pode criar quantos estilos forem necessários para os vários elementos de seu texto.

Nota: É extremamente importante definir num estilo os espaçamentos que a serem dados entre os parágrafos, evitando assim pressionar a tecla ENTER diversas vezes para obter um espaçamento maior. Este é um dos maiores obstáculos encontrados por usuários inexperientes, pois dificulta a correta paginação do texto.

Ajustando características de parágrafo de um estilo.

AS CARACTERÍSTICAS de parágrafo são extremamente importantes na definição de um estilo. Ajustar espaçamentos (local destacado) para evitar o uso abusivo da tecla ENTER entre parágrafos, e endentações, o ponto onde se iniciam as linhas, são vitais para garantir a consistência estética do texto e facilidade de manipulação.