Plano de Contas
1- O QUE É PLANO DE CONTAS
Plano de contas é um conjunto de normas que visa estabelecer tudo o que diz respeito as contas a serem adotadas nos registros contábeis de uma empresa ou entidade. É o ordenamento de todas as contas que são utilizadas pela contabilidade dentro de determinada empresa. É necessário demonstrar durante todas sua extensão o título da conta, a classificação, a função, o funcionamento e o relacionamento entre as contas ou grupos entre si, seus registros, seus códigos e suas derivações.
Cada empresa deve ter seu próprio plano de contas e não importar (copiar) de outras. Isto devesse a grande diferença na forma com que as empresas se organizam em todos os aspectos.
Ele serve para padronizar os registros contábeis, de modo que se houver rotação de profissionais contábeis não ocorrerá perigo de nomenclaturas diferentes para uma mesma operação. Ele é numerado ou codificado de forma racional pra facilitar a contabilização que pode ser mecânica ou eletrônica.
O plano de contas possui partes que são essenciais na sua estruturação e composição, são elas:
O elenco das contas é a primeira parte do trabalho. É quando se titula as contas podendo dar codificações ou não. Aquelas que possuem codificação são chamadas de complexas sendo estas mais racionais e técnicas. As que não possuem codificação são chamadas de simples.
Um fato interessante é que o elenco necessita ser maleável para que novas contas possam ser inseridas se necessário for.
A função de uma conta é a sua ação, para que serve, qual a papel que desempenha na escrituração, explicação do objeto da conta, ou, ainda, a expressão descritiva da natureza dos fatos registráveis.
Para facilitar o trabalho de elaboração o elenco deve conter contas de função bem definida como exemplo temos: as contas de caixa, bancos, clientes, fornecedores, estoques, compras, vendas, despesas etc. . uma característica importante é organizar o elenco em ordem alfabética, afim de facilitar a procura da conta desejada.
O funcionamento da conta é um relacionamento de uma conta com outras demais, evidenciando como se comporta diante de seu objetivo. Demonstra como se debita a conta, como se credita, qual é a natureza do saldo, quais as outras contas que normalmente estabelecem contato com ela. Ele é uma peça que raramente se observa nos planos de contas em geral, isto porque, na maioria, o sentido excessivamente utilitário de muitos elaboradores suprime esta peça.
Não podemos esquecer de um fato importante que pode ocorrer no plano de contas que é o grau da conta. Ele é uma análise, de modo que a dependente tenha sempre classificação inferior com relação à principal. O grau é uma medida de dependência na análise das contas. A quantidade de graus considerada máxima para se obter um bom plano de contas é de 2 a 3.
Um plano de contas para ser considerado bom é aquele elaborado rigorosamente dentro das normais técnicas e em prefeita coaduação com as necessidades da empresa. É de grande necessidade que o plano de contas possua:
- adaptabilidade às necessidades da empresa.
- unidade técnica de nomenclatura e de funcionamento.
- clareza e fácil acesso.
- flexibilidade.
- precisão e exatidão, dentro dos princípios e conceitos da contabilidade.
Cada empresa deve possuir seu próprio plano de contas, onde este ao ser elaborado atenderá as necessidades da empresa. É evidente que o plano de contas de uma empresa não se encaixa perfeitamente em outra empresa. Portanto, não é recomendado copiar plano de contas, pois ao invés de ajudar dificultará o trabalho.
1.1- Planos Especiais
Tais planos visam atender parte de uma gestão patrimonial, apurações isoladas relativamente a períodos de tempo ou a centros de operações. Eles são sempre derivados dos planos elementares ou básicos e visam apresentar análise ou apurações de caráter especial. O objetivo é aliviar o plano de contas geral de funções que não lhe são peculiares. As grandes empresas possuem planos especiais para facilitar o plano geral.
A principal utilidade do plano de contas é a de servir de meio de orientação na escrituração contábil, possibilitando a unidade de trabalho e protegendo a empresa contra os erros naturais motivados pela ausência de sistematização. Ele é uma peça básica de orientação, um roteiro de grande valor. Possui ainda a grande virtude de facilitar a transmissão de serviços e o controle deles.
É notório ressaltar que o plano de contas não é uma tendência moderna, como pode aparecer; já existia há mais de três séculos, embora sob outro aspecto. Entretanto, constitui hoje uma tendência moderna a quase obrigatoriedade técnica da elaboração dos planos de contas para nortear as escriturações contábeis nas empresa e entidades.
1.2- Estrutura do Plano de Contas
A estrutura do plano de contas evidencia-se de forma bem clara no Elenco das Contas. De acordo com a estrutura, pode-se medir a unidade técnica do Plano, a estrutura evidencia o critério seguido para a classificação ou grupamento das contas e, por conseguinte, traça diretrizes para a função e funcionamento das contas.
Os principais critérios empregados, ou seja, aqueles que podem ser considerados como Básicos, são os seguintes:
1-Estrutura com base no ativo e no passivo
2-Estrutura com base em diversos grupamentos de contas
Contas do ATIVO são todos os investimentos feitos pela empresa, que se evidenciam pelas contas que, pela sua natureza, apresentam saldo DEVEDOR.
Contas do PASSIVO são contas onde todas as origens ou fontes dos investimentos na empresa, que se evidenciam pelas contas que, pela sua natureza, apresentam saldo CREDOR.
As contas classificadas como integrais formam o grande sistema e manifestam-se através do Ativo e do Passivo; já as diferenciais formam o subsistema e apresentam-se nos grupamentos de Custos e Receitas.
1.3 – Sistemas de coordenação de contas
Devido a divisão da contabilidade em externa e interna, surgiram dois sistemas de articulação de contas:
2- ROTINAS NA ELABORAÇÃO DO PLANO DE CONTAS
2.1 - Estudo prévio da empresa
A elaboração do plano de contas, está ligado diretamente e essencialmente à empresa a qual se destina, ou seja, o plano de contas é um elemento adaptável, que varia de acordo com as necessidades da empresa. Isto significa que o sistema de rédito e os acontecimentos de natureza patrimonial são variáveis.
Esse estudo envolve aspectos como:
Esses aspectos não são os únicos que influenciam na elaboração de um plano de contas. Para que este esteja adequado a empresa, é preciso que o profissional conheça profundamente a empresa, a fim de oferecer um trabalho à altura das necessidades da azienda.
2.2 - Padrões gerais que servem de base para a confecção de diversos planos
Os planos de contas são desenvolvidos de acordo com um padrão-flexível já existente, que tem por objetivo facilitar a vida do profissional responsável por este.
Não é aconselhável copiar "aproximadamente" planos de outras empresas congêneres (do mesmo gênero), pois é provável que isto acarretará no bom funcionamento do plano. O que é válido, é o estudo do mesmo como valor informativo.
Os padrões servem de excelentes pontos de partida, e ainda permitem manter a unidade na elaboração de todas as peças que tenham a responsabilidade do contabilista. As estruturas dos planos devem conservar unidade e esta só se consegue quando se parte de um padrão.
2.3- Função e funcionamento das contas
Debita-se pelos recebimentos em dinheiro
Credita-se pelos pagamentos em dinheiro
Seu saldo só pode ser devedor.
Debita-se pelos depósitos feitos e pelos juros contados a favor da empresa
Credita-se pelos saques por cheques, pelos pagamentos por conta da empresa e por despesas feitas pelo banco por ordem da empresa.
Seu saldo só pode ser devedor.
Debita-se pela emissão de fatura contra o cliente.
Credita-se pelo resgate ou pagamento do cliente.
Seu saldo indica o montante que a empresa tem a receber de seus clientes por vendas a prazo que lhe fez. Relaciona-se com contas de Vendas, Caixa, Bancos e Despesas Financeiras. Eventualmente pode se relacionar com Créditos Diversos, no caso de substituição de duplicatas por um outro título.
Debita-se quando em transação com terceiros de natureza não comercial, a empresa se transforma em credora.
Credita-se quando do resgate de terceiros pela dívida.
Seu saldo indica sempre o que a empresa tem a receber de terceiros e que não se refere a operações de compra e venda.
Debita-se quando do aparecimento efetivo do crédito da empresa.
Credita-se pela extinção do vínculo e recebimento do valor em retorno
Seu saldo representa o crédito que a empresa tem vinculado com terceiros e é de natureza sempre devedora.
Debita-se pelo valor do inventário.
Credita-se quando do levantamento de novo inventário, visando a retificar o anteriormente feito.
Seu saldo representa sempre o último estoque inventariado e só pode ser devedor.
Debita-se pela aquisição.
Credita-se pela venda ou desinvestimento.
Seu saldo representa sempre o montante de tais investimentos e é de natureza devedora.
Debita-se pela aquisição.
Credita-se pela venda ou desinvestimento.
Seu saldo representa o valor dos bens imóveis pela sua aquisição e reavaliações, sendo de natureza devedora.
Debita-se pela aquisição.
Credita-se pela venda ou desaparecimento pelo uso.
Seu saldo representa o valor de custos dos bens e é de natureza devedora.
Debita-se pela aquisição.
Credita-se pela venda ou desaparecimento pelo uso.
Seu saldo representa o valor de custos dos bens e é de natureza devedora.
Debita-se pela aquisição.
Credita-se pela venda ou desaparecimento pelo uso.
Seu saldo representa o valor de custo e é de natureza devedora.
Credita-se pela parte extraída do lucro bruto para atender à menor valia dos bens de uso.
Debita-se quando a reversão do fundo pela venda dos bens de uso ou pela sua total extinção relativamente ao uso (baixa).
Seu saldo representa a perda total de valores que sofrem os bens de utilização na empresa e é de natureza sempre credora.
Credita-se pela parte extraída do lucro bruto para atender à perda do valor de imobilizações imateriais.
Debita-se pela completa extinção do valor do bem intangível.
Seu saldo representa o valor já deduzido do montante inicial do investimento em vens imateriais, sendo de natureza credora.
Credita-se pelo valor do registro do capital constante do estatuto ou contrato.
Debita-se pelas reduções do capital ou pela liquidação final da empresa, também mediante as peças arquivadas na Junta Comercial.
Seu saldo representa o capital de responsabilidade dos acionistas ou lançado para subscrição, sendo de natureza sempre credora.
Credita-se pelo valor destinado do lucro líquido para ser acantoado.
Debita-se pela reversão ou transformação da reserva, ou seja, quando ela se extingue parcial ou totalmente.
Seu saldo representa o valor reservado por Imposição de lei e é de natureza credora.
Credita-se pelo valor que do lucro líquido se extrai para a formação de reserva.
Debita-se pela reversão ou transformação da reserva, ou seja, quando ela se extingue parcial ou totalmente.
Seu saldo representa o valor acantoado para cumprir finalidade estatuárias ou voluntárias da administração, sendo de natureza credora.
Credita-se pela parte extraída do lucro líquido e que não será distribuída no exercício, transferindo-se para o futuro, como autêntica reserva.
Debita-se pela distribuição ou incorporação do capital.
Seu saldo indica valores acantoados para distribuição futura.
Credita-se mediante a fatura que representa a entrada das mercadorias compradas, pelas empresas, a prazo.
Debita-se pelo pagamento das faturas e pelas antecipações de numerário sobre contas.
Seu saldo representa as dividas da empresa, derivadas de compra a prazo.
Credita-se quando em transação com terceiros, de natureza não comercial (compra e venda), a empresa se transforma em devedora.
Debita-se quando a empresa resgata suas obrigações.
Seu saldo indica sempre o montante da dívida com terceiros, não oriunda de compra e venda. É sempre de natureza credora.
Credita-se pela parte de direito do IAPAS e aos sindicatos, derivante de recolhimentos de empregados e parte da empresa.
Debita-se pelo pagamento ao IAPAS e sindicatos.
Seu saldo indica a parte de dívida da empresa por deveres de natureza social. É sempre de natureza credora.
Credita-se pelos talões de lançamento dos impostos e taxas ou por cálculos feitos a priori.
Debita-se pelo pagamento de tributos relativos.
Seu saldo indica a parte de dívida da empresa por deveres de natureza social. É sempre de natureza credora.
Credita-se pelos saques feitos (cheques) com base no fundo financiado e pelos juros e despesas bancários.
Debita-se pelos pagamentos que a empresa realiza através de depósitos ou de liquidificação de títulos de clientes ou, eventualmente, pelos juros sobre o saldo a favor da empresa.
Seu saldo quando credor, o que é normal, representa a dívida da empresa para com o Banco em conta garantida ou de empréstimo; quando eventualmente for devedor representa o saldo a favor da empresa na conta de empréstimo ou garantida.
Credita-se pela parte do lucro líquido destinada a ser imediatamente distribuída entre os acionistas.
Debita-se pelo pagamento dos acionistas.
Seu saldo indica a dívida da empresa por lucros a pagar. É de natureza credora.
Credita-se pelos saques (cheques) e juros a favor do banco e pelo montante colocado à disposição da empresa.
Debita-se pelos depósitos da empresa em pagamento.
Seu saldo representa a dívida da empresa para com o banco financiador. É de natureza credora.
Credita-se pelo numerário recebido a título de empréstimo ou pelos bens cujo pagamento se obteve a longo prazo, pelos juros sobre o empréstimo.
Debita-se pelos pagamentos que a empresa faz.
Seu saldo representa a dívida por financiamento. É de natureza sempre credora.
Debita-se pelo valor da aquisição de mercadorias, quer a prazo, quer a vista.
Credita-se na ocasião de realizar-se a apuração do resultado bruto comercial.
Seu saldo representa o montante de compras realizadas. É de natureza exclusivamente devedora.
Debita-se pelo gasto realizado para promover vendas.
Credita-se pela apuração do resultado bruto na conta do resultado do exercício.
Seu saldo representa o montante gasto para promover vendas, em seu total. É de natureza devedora.
Debita-se pelos gastos realizados para o governo geral da empresa.
Credita-se pela apuração do resultado líquido, na conta do resultado do exercício.
Seu saldo representa o montante dos gastos realizados. É de natureza devedora.
Debita-se pelos gastos oriundos de cumprimento de obrigações de natureza tributária (impostos e taxas).
Credita-se pela apuração do resultado líquido na conta de resultado do exercício.
Seu saldo representa o montante dos gastos com impostos e taxas. É de natureza sempre devedora.
Debita-se pelos gastos realizados para obtenção de meios numerários.
Credita-se pela apuração do resultado líquido na conta de resultado do exercício.
Seu saldo representa o total dos gastos feitos para obter dinheiro.
Debita-se pelos gastos não classificáveis em outras contas.
Credita-se pela apuração do lucro líquido de resultado do exercício.
Seu saldo representa o total dos gastos feitos de natureza esporádica. É de natureza devedora.
Credita-se pelo valor das vendas realizadas, quer a prazo, quer a vista.
Debita-se quando a apuração do resultado bruto, na conta resultado do exercício.
Seu saldo representa o total das vendas. É de natureza sempre credora.
Credita-se quando se recebe ou se é creditado pelas comissões oriundas de vendas realizadas por conta de terceiros, representados ou não.
Debita-se quando da apuração do resultado bruto da empresa, na conta resultado do exercício.
Seu saldo representa o montante das comissões recebidas. É de natureza essencialmente credora.
Credita-se pelos ganhos provenientes do dinheiro líquido.
Debita-se pela apuração do resultado líquido na conta de resultado do exercício.
Seu saldo indica sempre a receita obtida por dinheiro.
Credita-se pelos gastos não classificáveis em outras contas.
Debita-se pela apuração do resultado líquido na conta de resultado do exercício.
Seu saldo representa os diversos ganhos de natureza esporádica. É de natureza credora.
Debita-se pelos custos das vendas e por todas as despesas, suportadas no exercício pelo regime de competência, pela distribuição do resultado e formação de acantonamentos (reservas, provisões, amortizações, resultados a distribuir e pela perda bruta, como também pela provisão para Imposto de Renda).
Credita-se por todas as receitas provenientes das vendas, serviços prestados e pelas não operacionais.
Seu saldo indica o lucro líquido, antes da distribuição, ou o prejuízo líquido do exercício.
Debita-se pelos custos de edificações.
Credita-se pela conclusão da obra e consequente imputação às contas do imobilizado.
Seu saldo representa o custo até à época.
Debita-se pelo custo da importação em curso.
Credita-se pela chegada das mercadorias importadas.
Seu saldo representa o custo total das importações até o momento. É de natureza devedora.
Debita-se pelos adiantamentos de pagamentos feitos a funcionários relativos a fatos que não digam respeito ao salário normal.
Credita-se pelos resgates dos empregados, por gratificações, abonos etc.
Seu saldo indica a situação do movimento da empresa com os seus funcionários.
Debita-se pela retirada feita por diretores ou adiantamentos que a empresa lhes concede.
Credita-se pelos resgates ou créditos por honorários, comissões, participações etc.
Seu saldo representa a situação da empresa com seus diretores. É de natureza bilateral.
Debita-se por adiantamentos de numerários feitos a vendedores, saques etc.
Credita-se pelo valor das comissões a que fizeram jus, interesses, gratificações, pagamentos a eles etc.
O saldo poderá ser devedor como credor.
Debita-se pelo não identificado quanto à classificação e pela classificação de um valor que havia sido levado a crédito da conta.
Credita-se pelo valor não identificado quanto à classificação e pela classificação de um valor que havia sido levado a débito da conta.
Seu saldo representa o montante de valores a classificar (pelo líquido): tanto pode ser devedor como credor.
Debita-se pelo pagamento a acionistas; pela subscrição de ações.
Credita-se pelo pagamento de acionistas para integralização de ações subscritas e por lucros que se creditem em conta.
Seu saldo representa a situação do movimento da empresa com os acionistas. Tanto pode ser de evidenciação devedora como credora.
Debita-se pela remessa dos títulos a receber para cobrança.
Credita-se pela baixo dos títulos por devolução do portador ou pagamento do devedor.
Seu saldo indica o montante de títulos a receber em cobrança. É de natureza devedora.
Debita-se pela baixa dos títulos por devolução do portador ou pagamento do devedor.
Credita-se pela remessa dos títulos a receber para a cobrança.
Seu saldo indica o montante de títulos a receber para cobrança. É de natureza credora.
Debita-se pela remessa dos títulos para a caução bancária.
Credita-se pela baixa dos títulos em caução, por devolução do portador ou pagamento do cliente.
Seu saldo indica o montante de títulos em caução. É de natureza devedora.
Debita-se pela baixa dos títulos em caução, por devolução do portador ou pagamento do cliente.
Credita-se pela remessa dos títulos para a caução bancária.
Seu saldo indica o montante de títulos em caução. É de natureza credora.
Debita-se pelo montante do seguro contratado com as companhias.
Credita-se pelo cumprimento do contrato através dos pagamentos do expirar o prazo.
Seu saldo representa o montante dos seguros realizados com as seguradoras.
Debita-se pelo cumprimento do contrato com a seguradora.
Credita-se pelo montante do seguro contratado.
Seu saldo representa o montante dos seguros realizados com as seguradoras.
Debita-se pelo montante em valor da publicidade que se contratou com a empresa especializada.
Credita-se pelo cumprimento do contrato à medida que se vai realizando o pagamento.
Seu saldo indica o líquido da publicidade em contrato.
Debita-se pelo cumprimento do contrato à medida que se vai realizando o pagamento.
Credita-se pelo montante em valor da publicidade que se contratou com a empresa especializada.
Seu saldo indica o líquido da publicidade em contrato.
2.4- Instruções Gerais – Regulamento e convenções
Apurações
A apuração do plano de contas é em regime periódico, podendo ser semestral ou anual. Sendo assim, as contas Compras acumula os débitos e a Vendas acumula os créditos.
A conta Estoque se mantém inalterada durante a gestão. Apresenta sempre o estoque inicial ou final de um período, isto porque seu débito entra na conta Compras e o seu débito na conta Vendas.
A forma de apuração deverá ser a seguinte:
EXERCÍCIO COMERCIAL
Pelos custos do exercício representativos pela parte técnica
a ESTOQUES
Valor do estoque inicial
a COMPRAS
Pelas compras realizadas no exercício
a DESPESAS MERCANTIS
Gastos realizados para a promoção de vendas
VENDAS
Total de vendas do exercício
ESTOQUES
Valor do estoque final inventariado
COMISSÕES COM RECEITA
Valor das comissões recebidas e creditadas no exercício pelos representados
Uma alteração válida, mas que não permitiria uma visão ampla da situação, seria na conta Estoques. Esta poderia ser acertada antes de penetrar no exercício comercial.
O resultado apurado estará encerrado na conta Resultado do Exercício, na forma comum.
Codificação
A codificação através de códigos é utilizado para uma melhor execução do plano de contas. A forma mais simples é atribuir numerações na base de dezenas para as contas sintéticas.
Usa-se prefixos dos grandes grupos, no caso do plano de contas ser muito longo.
Contas Diferidas
Contas diferidas é um grupo de contas especiais para os casos de antecipações de custos e receitas que devam se transferir para o outro exercício.
Estas contas conservarão a mesma intitulação, apenas seguida das palavras "com deferimento".
O plano de contas abrage todo o sistema de escrituração. Sendo assim, devem sempre seguir os padrões consagrados e reconhecidos.