COLLÈGE DE L'ASSOMPTION
DIRECTION DU COLLÉGIAL
Le 8 juin 1993
PROTOCOLE D'ENTENTE SUR LES CERCLES DE QUALITÉ
1. Le présent document constitue un protocole d'entente entre la Direction du collégial et la section collégiale de l'Association des éducatrices et éducateurs du Collège de l'Assomption sur l'implantation et le fonctionnement de cercles de qualité au collégial du collège de l'Assomption.
2. Le projet d'implantation de cercles de qualité est expérimental pour l'année scolaire 1993-1994.
Le Comité ad hoc sur les cercles de qualité
3. Le projet d'implantation de cercles de qualité est sous la responsabilité du Comité ad hoc sur les cercles de qualité.
4. Le comité ad hoc sur les cercles de qualité est composé de deux membres nommés par la direction du collégial et deux membres nommés par l'Association des éducatrices et éducateurs du collège de l'Assomption.
5. Le mandat du comité ad hoc est le suivant:
5.1 préparer l'infrastructure nécessaire pour la formation de cercles de qualité;
5.2 former un ou plusieurs cercles de qualité;
5.3 superviser le fonctionnement des cercles de qualité;
5.4 évaluer le projet à la fin de la période prévue.
Les cercles de qualité
6. Un cercle de qualité est un groupe de personnes qui, volontairement, se réunissent de façon régulière pour identifier, analyser et résoudre des problèmes concernant la qualité des services ou la qualité de vie au travail au sein de leur organisation. En général, les problèmes traités sont à caractère organisationnel plutôt qu'individuel, ponctuels et bien circonscrits et l'horizon d'élaboration d'une solution est d'environ deux mois.
7. Un cercle de qualité est composé de un ou deux membres de la direction du collégial et d'au moins quatre (4) éducateurs du collégial. Cependant, le nombre total ne devra pas excéder huit (8) membres.
8. La participation à un cercle de qualité n'est ni prescriptible ni exclusive.
9. Le quorum d'un cercle de qualité est fixé à 60% des membres inscrits.
10. Le comité ad hoc organise la formation de cercles de qualité en recueillant le nom des volontaires et en affectant ces derniers à un cercle. Le Comité ad hoc établira ses propres règles pour traiter les cas litigieux qui pourront survenir.
11. Le comité ad hoc procède au remplacement des membres le cas échéant.
12. La durée du mandat des membres du Comité est d'une année et se termine à la fin d'une année scolaire.
13. Chaque cercle de qualité poursuit les objectifs généraux suivants:
13.1 augmenter la qualité des services;
13.2 améliorer la qualité de vie au travail;
13.3 améliorer la qualité de la communication et la participation;
13.4 développer des relations de travail harmonieuses;
13.5 favoriser l'esprit d'équipe et susciter le sentiment d'appartenance;
13.6 augmenter la motivation au travail;
13.7 développer une sensibilité à l'égard de la prévention et la solution des problèmes.
14. Chaque cercle nomme un responsable qui prépare l'ordre du jour et préside les réunions du cercle. Il collige toute la documentation requise ou s'assure auprès de personnes désignées que la documentation sera disponible au moment déterminé.
15. Le rôle de secrétaire est attribué à tour de rôle à chacun des membres du cercle à l'exclusion du responsable.
16. Les membres du cercle se réunissent régulièrement selon un calendrier préétabli et adopté par eux. Les réunions sont statutaires et ne sont habituellement pas reportées.
17. Le compte-rendu de chaque réunion est transmis à tous les membres.
18. La Direction du collégial fournit tout le support technique pour les travaux de secrétariat.
19. Le cercle de qualité fonctionne en utilisant les techniques de résolution de problèmes. L'identification des problèmes, la constitution d'une liste de priorités et l'analyse des problèmes retenus relèvent du cercle.
20. Dans son processus de résolution de problème, le cercle peut faire appel à des spécialistes en provenance de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation. Les honoraires d'un consultant externe sont payés par la Direction du collégial à partir d'une enveloppe déterminée au moment du processus budgétaire.
21. Les membres d'un cercle peuvent accéder à des ressources de formation si un tel besoin se manifeste. Le financement proviendra d'une part, au pro-rata du nombre d'enseignants dans le cercle, du budget de perfectionnement des enseignants, et, d'autre part, de la Direction du collégial.
22. Les cercles de qualité acheminent leurs recommandations concernant un problème à la Direction du collégial. Le cercle assortit chacune de ses recommandations d'un délai de réponse réaliste en fonction de l'importance du problème.
23. La Direction du collégial reçoit les recommandations des cercles et prend les décisions qui s'imposent pour résoudre le problème soulevé dans la mesure du possible. La Direction informe les membres du cercle et motive ses décisions par le biais de ses représentants.
24. Chacun des cercles de qualité produit un bilan des travaux accomplis à la fin de chaque session lors d'une réunion générale. Ce bilan devra être remis au Comité ad hoc qui a la responsabilité d'évaluer le projet.